De hoodie die we bijna te goedkoop hadden geciteerd

Sommige citaten zijn gemakkelijk.

Een klant stuurt een techpack.

De stof is bekend.

De constructie is eenvoudig.

We berekenen de materiaalkosten, schatten de arbeid in, voegen de versieringen en de verpakking toe en maken vervolgens de offerte op.

Meestal is dat precies hoe het proces werkt.

Dit project zag er niet anders uit.

In ieder geval gedurende het eerste uur.

De klant wilde een oversized hoodie.

Zwaar katoenfleece.

Groot borduursel op de borst.

Een gedrukte graphic op de achterkant.

De minimale bestelhoeveelheid was 300 stuks.

Niets aan het verzoek suggereerde dat het een ongewoon project zou worden.

We begonnen het op dezelfde manier te kosten als we elk jaar honderden hoodies kosten.

Toen trok één detail onze aandacht.

Het borduurbestand zag er veel dichter uit dan normaal.

Niet groter.

Dichter.

Het logo zelf was niet ingewikkeld, maar bijna elk gebied was gevuld met stiksels in plaats van dat er negatieve ruimte overblijft.

Op het eerste gezicht leek het een gewoon borstlogo.

Toen we inzoomden, werd het iets anders.

Een van onze productiecollega's keek een tijdje naar het bestand en zei zachtjes:

'Dit gaat niet zo snel naaien als het lijkt.'

Die zin veranderde het citaat volledig.

Borduren wordt vaak geprijsd op basis van het aantal steken, maar het aantal steken vertelt niet het hele verhaal.

De richting van de steken is belangrijk.

De dichtheid is belangrijk.

Hoe vaak de machine van richting moet veranderen, is van belang.

Hoe gemakkelijk de stof plat blijft, is van belang.

Twee logo's kunnen exact hetzelfde formaat hebben en zeer verschillende productietijden vereisen.

De meeste klanten zien dat deel van de berekening nooit.

Zij ontvangen alleen de eindprijs.

In plaats van de offerte direct te versturen, hebben we een kleine borduurtest uitgevoerd.

Het resultaat bevestigde wat we vermoedden.

Het borduurwerk zag er goed uit.

De machine duurde gewoon veel langer dan verwacht.

Wat nog belangrijker is, is dat het zware fleece lichtjes rond de randen begon te trekken vanwege de steekdichtheid.

Niets catastrofaals.

Maar genoeg dat we wisten dat de productielijn extra aandacht nodig had.

Op dat moment hadden we twee keuzes.

De eerste was gemakkelijk.

Negeer de extra productietijd.

Houd het citaat laag.

Ik hoop dat de bestelling winstgevend is gebleven.

De tweede was ongemakkelijker.

Leg de klant uit waarom dit logo meer zou kosten dan het leek.

Wij kozen voor de tweede optie.

De klant antwoordde vrijwel onmiddellijk.

'Een andere fabriek heeft veel minder geciteerd.'

Dat was niet verrassend.

Het gebeurt regelmatig.

Verschillende fabrieken berekenen niet altijd op dezelfde manier.

Sommigen concentreren zich eerst op het binnenhalen van de bestelling.

Anderen gaan ervan uit dat het ontwerp later wordt aangepast.

Sommigen schatten eenvoudigweg zonder te testen.

We wisten niet welke verklaring van toepassing was.

We wisten alleen wat we hadden gezien.

In plaats van ruzie te maken over de prijs, deelden we iets anders.

We lieten de borduurtest zien.

Niet om te bewijzen dat iemand anders ongelijk had.

Gewoon om uit te leggen wat we zagen.

We wezen op de steekdichtheid, de productietijd en het effect dat dit had op de stof.

De klant bedankte ons en zei dat ze zich niet hadden gerealiseerd dat het logo zich anders zou gedragen dan een standaardborduurwerk.

Dat veranderde de discussie.

Het ging er niet meer om welke offerte goedkoper was.

Het werd een gesprek over welk resultaat ze wilden.

Een paar dagen later kwam de klant terug met een bijgewerkt artworkbestand.

Het logo zag er vrijwel identiek uit.

De meeste mensen zouden het verschil nooit merken.

Verschillende gevulde gebieden waren enigszins geopend.

De steekrichting was ook vereenvoudigd.

Toen we het opnieuw testten, verliep het borduren soepeler.

De stof bleef platter.

De productietijd daalde.

Dat gold ook voor het citaat.

Dat project herinnerde ons eraan dat de goedkoopste offerte soms gebaseerd is op de veronderstelling dat alles perfect zal verlopen.

Soms wel.

Soms niet.

Ons kostenberekeningsproces gaat geleidelijk minder over cijfers en meer over het identificeren van verborgen risico's voordat de productie begint.

De meeste van deze risico's komen nooit voor in een technologiepakket.

Ze verschijnen pas nadat iemand vragen begint te stellen.

We hebben ook geleerd dat klanten het zelden erg vinden om te betalen voor iets dat ze begrijpen.

Wat ze niet leuk vinden, is betalen voor verrassingen.

Als een borduurontwerp extra productietijd vergt, leggen we dit liever uit voordat de bestelling begint, dan nadat de kledingstukken al zijn gemaakt.

Hetzelfde geldt voor het wassen.

Afdrukken.

Speciale versieringen.

Complexe constructie.

De offerte is niet alleen een prijs.

Het is een samenvatting van het werk dat in het kledingstuk verborgen zit.

We hadden die hoodie bijna te goedkoop aangehaald.

Als we dat wel hadden gedaan, hadden we de werkelijke kosten waarschijnlijk halverwege de productie ontdekt.

Dat zou voor iedereen erger zijn geweest.

De klant zou vertraging hebben opgelopen.

Het productieteam zou onder druk hebben gestaan.

De relatie zou zijn begonnen met een compromis in plaats van met vertrouwen.

Iets langer duren om het product te begrijpen bleek veel goedkoper dan het haasten om het laagste nummer op het offerteblad te sturen.