Hoe moeten kopers meerdere kledingstijlen in één bestelling beheren?

Een kledingbestelling kan verrassend snel ingewikkeld worden.

Eén hoodie is eenvoudig.

Voeg daar een T-shirt, een joggingbroek, een jasje en nog een hoodie aan toe, en opeens heeft de bestelling verschillende stoffen, afmetingen, kleuren, afwerkingen en productie-eisen.

De totale hoeveelheid is misschien niet eens erg groot.

Maar er zijn nog veel meer zaken waar je op moet letten.

Dit is gebruikelijk bij kledingmerken en retailers. In plaats van voor elk product een aparte bestelling te plaatsen, plaatsen kopers vaak meerdere stijlen in dezelfde productiecyclus.

Het kan de inkoop efficiënter maken.

Het kan ook voor veel onnodig heen en weer zorgen als de informatie niet vanaf het begin is georganiseerd.

Nadat we met bestellingen in meerdere stijlen hadden gewerkt, hebben we ontdekt dat het moeilijkste deel meestal niet het aantal kledingstukken is.

Het houdt alle details verbonden met de juiste stijl.

Geef elke stijl een eigen referentie

Dit klinkt voor de hand liggend, maar het maakt een groot verschil.

In plaats van te verwijzen naar producten als 'zwarte hoodie', 'grijs T-shirt' en 'de jas uit de laatste e-mail', geef je elke stijl een goede referentie.

Bijvoorbeeld:

• HD-01 — Pullover-hoodie

• TS-02 — Oversized T-shirt

• SP-03 — Joggingbroek

• JK-04 — Lichtgewicht jack

Zodra deze referenties zijn vastgesteld, kunnen ze worden gebruikt op offertes, monsters, artwork, inkooporders, paklijsten en productiedocumenten.

Het wordt veel gemakkelijker om te zeggen:

'Werk de afbeelding voor TS-02 bij.'

in plaats van:

'Werk het logo van het T-shirt bij.'

Er kunnen drie T-shirts in dezelfde volgorde zijn.

Een korte stijlcode neemt die dubbelzinnigheid weg.

Bewaar de uitsplitsing van de hoeveelheden op één plek

Een bestelling met meerdere stijlen heeft vaak verschillende hoeveelheidslagen.

Er is de totale bestelhoeveelheid.

Dan is er het aantal per stijl.

Kleur dan.

Dan maat.

Als deze cijfers in afzonderlijke spreadsheets en e-mails worden bewaard, wordt het verrassend eenvoudig dat twee versies het oneens zijn.

Een eenvoudig bestelformulier kan dit grotendeels oplossen.

Het exacte formaat kan verschillen.

Het belangrijkste is dat er één duidelijke referentie is voor de uiteindelijke hoeveelheden.

Als de koper de hoeveelheid later wijzigt, moet de bijgewerkte versie de oude vervangen in plaats van meerdere spreadsheets in omloop te laten.

Dat klinkt als basisadministratie.

In de productie is het nuttig.

Ga er niet vanuit dat elke stijl dezelfde specificaties volgt

Dit is een ander gebied waar bestellingen met meerdere stijlen verwarrend kunnen zijn.

Een koper kan drie producten uit dezelfde collectie bestellen en ervan uitgaan dat ze allemaal dezelfde stof kunnen gebruiken.

Soms kunnen ze dat.

Soms kunnen ze dat niet.

Een hoodie kan een zwaardere fleece gebruiken.

Het T-shirt mag een lichtere jersey gebruiken.

Het kan zijn dat de joggingbroek een andere stofconstructie nodig heeft vanwege de manier waarop hij gedragen wordt.

Hetzelfde geldt voor trimmen.

Eén stijl kan een trekkoord hebben.

Een ander misschien niet.

Het kan zijn dat er borduurwerk nodig is.

Een ander kan zeefdruk gebruiken.

Het helpt om de specificatie verbonden te houden aan de individuele stijl, in plaats van te proberen één algemene specificatie voor de hele bestelling te creëren.

De collectie kan toch een consistente uitstraling hebben.

De productiegegevens hoeven niet identiek te zijn.

Een collectie kan één kleurnaam hebben, maar meerdere feitelijke vereisten

Kleur is een ander klein detail dat minder klein wordt als er meerdere stijlen bij betrokken zijn.

Een koper kan zeggen dat de collectie 'zwart en crème' is.

Dat klinkt eenvoudig.

Maar de zwarte stof voor een hoodie is misschien niet precies hetzelfde materiaal als de zwarte trui die voor een T-shirt wordt gebruikt.

Er kunnen ook verschillende kleurstofpartijen of verschillende stofconstructies zijn.

Om deze reden helpt het om kleuren op stijlniveau te definiëren.

Als een bepaalde kleurstandaard is goedgekeurd, vermeld deze dan duidelijk.

Als de koper een labdip of stofstaal heeft goedgekeurd, moet dat ook aansluiten bij de betreffende stijl.

Hoe meer stijlen een bestelling bevat, hoe minder bruikbaar de algemene beschrijvingen worden.

Houd illustraties gebonden aan de stijl

Dit is vooral belangrijk als een verzameling verschillende afbeeldingen gebruikt.

Stel je een bestelling voor met zes stijlen en vier illustratiebestanden.

Sommige ontwerpen kunnen op meer dan één kledingstuk worden gebruikt.

Anderen kunnen uniek zijn voor één stijl.

Het is veel eenvoudiger te beheren als de bestanden dienovereenkomstig worden genoemd.

Bijvoorbeeld:

HD-01_Borst-Logo_V3

TS-02_Back-Print_V2

JK-04_Sleeve-Patch_Final

Het exacte naamgevingssysteem doet er niet zoveel toe.

Consistentie wel.

Ook helpt het als een ontwerp tijdens de ontwikkeling wordt bijgewerkt.

Niemand wil later ontdekken dat het productieteam een ​​ouder artworkbestand heeft gebruikt, simpelweg omdat twee bestanden vrijwel identieke namen hadden.

Monsters moeten ook op stijl worden bijgehouden

Bij één enkel product is de goedkeuring van monsters relatief eenvoudig.

Bij meerdere producten kan het rommelig worden.

Het kan zijn dat de ene stijl al is goedgekeurd, terwijl de andere nog wordt aangepast.

De hoodie is mogelijk klaar voor productie.

Het kan zijn dat de jas nog een pasvormverandering nodig heeft.

Het artwork van het T-shirt wacht mogelijk op goedkeuring.

Het helpt om voor elke stijl een eenvoudige status te behouden.

Zoiets als:

Hierdoor heeft de inkoper en leverancier snel zicht op de stand van de order.

Het voorkomt ook de veronderstelling dat, omdat één stijl is goedgekeurd, de hele bestelling gereed is.

Niet elke stijl hoeft met precies dezelfde snelheid te bewegen

Dit komt nogal vaak voor.

Het kan zijn dat een koper alle producten samen geleverd wil hebben.

Maar de individuele stijlen kunnen zich in verschillende stadia bevinden.

Eén stof is mogelijk al beschikbaar.

Mogelijk moet er nog een bron worden gevonden.

Mogelijk is één monster goedgekeurd.

Een ander wordt mogelijk nog beoordeeld.

Daar is niets ongewoons aan.

Het belangrijkste is om deze verschillen vroegtijdig te identificeren.

Als alle stijlen samen moeten worden verzonden, kan de langzaamste stijl het algehele schema beïnvloeden.

Als de koper bereid is gedeeltelijke verzendingen te ontvangen, kan het productieplan afwijken.

Het is de moeite waard om die beslissing te nemen voordat de productie begint, en niet wanneer de eerste voltooide dozen klaar zijn.

Denk ook aan de volgorde van de verpakking

Aan het einde van de productie wordt vaak gesproken over de verpakking.

Voor een bestelling met meerdere stijlen is het beter om dit eerder te overwegen.

Hoe moeten de kledingstukken verpakt worden?

Op stijl?

Op kleur?

Op maat?

Of gemengd volgens de magazijnvereisten van de koper?

Een koper die zes stijlen ontvangt, wil misschien niet elke doos openen om de juiste producten te vinden.

Kartonmarkeringen kunnen een groot verschil maken.

Bijvoorbeeld:

HD-01 / Zwart / M / 40 st

is veel nuttiger dan:

Karton 12

wanneer het magazijn van de koper een grote gemengde zending ontvangt.

Als de koper specifieke vereisten voor dozen of streepjescodes heeft, moeten deze worden bevestigd voordat het verpakken begint.

Eén inkooporder kan nog steeds veel interne referenties bevatten

Een koper heeft niet noodzakelijkerwijs zes afzonderlijke inkooporders nodig, alleen maar omdat er zes stijlen zijn.

Eén PO kan de hele collectie dekken.

Het belangrijkste is dat de individuele stijlen gemakkelijk herkenbaar blijven.

De PO kan het volgende omvatten:

Stijlcode

Productbeschrijving

Kleur

Uitsplitsing naar grootte

Hoeveelheid

Eenheidsprijs

Relevante specificatiereferentie

Dan kunnen de tech packs, artwork en goedgekeurde samples dezelfde stijlcodes gebruiken.

Hierdoor ontstaat er een link tussen het commerciële document en de productiedocumenten.

Zodra de bestelling meerdere producten bevat, wordt die verbinding waardevoller.

Wijzigingen moeten per stijl worden vastgelegd

Veranderingen gebeuren tijdens de kledingontwikkeling.

Een koper kan besluiten om de hoeveelheid van één kleur te vergroten.

Een logo mag verplaatst worden.

Een stof kan worden gewijzigd.

Een label kan worden bijgewerkt.

Het probleem is niet de verandering zelf.

Het probleem doet zich voor wanneer de wijziging in een bericht wordt vermeld, maar nooit wordt toegevoegd aan de definitieve bestelinformatie.

Voor een bestelling met meerdere stijlen zou ik vermijden een bericht te sturen als:

'Wijzig de zwarte naar het nieuwe logo.'

Er kunnen verschillende zwarte producten zijn.

Een duidelijkere versie is:

'Voor HD-01 Zwart gebruikt u artwork HD-01_Chest-Logo_V4. Alle andere kleuren blijven ongewijzigd.'

Er zijn nog een paar woorden nodig.

Maar het laat veel minder ruimte voor interpretatie.

Maak van één document de laatste referentie

Tijdens de ontwikkeling kunnen er veel bestanden zijn.

Dat is normaal.

Een koper kan een origineel tech pack, een herzien tech pack, verschillende artworkversies en verschillende voorbeeldcommentaren hebben.

Op een gegeven moment moet er een duidelijke eindversie komen.

Dit kan een definitief orderformulier zijn, een productiespecificatie of een ander overeengekomen document.

De naam is minder belangrijk dan de functie.

De leverancier moet weten welke versie actueel is.

De koper zou hetzelfde moeten weten.

Anders kan een bestelling met meerdere stijlen ertoe leiden dat verschillende mensen met verschillende versies van de informatie werken.

De koper hoeft niet alles handmatig te beheren

Een goed systeem betekent niet dat je een gigantisch spreadsheet met honderden kolommen moet maken.

Voor veel opdrachten is een relatief eenvoudige structuur voldoende.

Eén rij voor elke stijl.

Vervolgens kolommen voor de belangrijke informatie:

Stijlcode

Product

Stof

Kleur

Hoeveelheid

Voorbeeldstatus

Kunstwerkstatus

Verpakking

Productiestatus

De gedetailleerde technische informatie kan in het tech pack blijven.

Het artwork kan in de artworkmap blijven.

Het goedgekeurde monster blijft de fysieke referentie.

Het bestelformulier verbindt eenvoudigweg alles.

Dat is doorgaans gemakkelijker te onderhouden dan elk detail in één document te stoppen.

Een snelle controle voordat de productie start

Voordat een bestelling met meerdere stijlen in productie gaat, is het de moeite waard om de collectie als geheel te controleren in plaats van elke stijl afzonderlijk te beoordelen.

Zijn alle hoeveelheden definitief?

Zijn alle kleuren goedgekeurd?

Zijn de juiste stoffen bevestigd?

Worden de nieuwste artworkbestanden gebruikt?

Heeft elke stijl de vereiste monstergoedkeuring gehad?

Zijn de verpakkingseisen duidelijk?

Omvat het leveringsplan alle stijlen?

Deze laatste controle kan ook iets aan het licht brengen dat niet voor de hand ligt als je naar één product tegelijk kijkt.

Twee stijlen kunnen bijvoorbeeld dezelfde speciale afwerking vereisen.

Als die bekleding niet in voldoende hoeveelheid is besteld, kan dit gevolgen hebben voor beide producten.

Door de bestelling als één verzameling te beschouwen, kunnen deze verbanden worden geïdentificeerd.

Het beheren van meerdere kledingstijlen in één bestelling gaat vooral over het overzichtelijk houden van de informatie.

De kledingstukken zelf kunnen totaal verschillend zijn.

Dat is normaal.

Het nuttige deel is het creëren van een gemeenschappelijk systeem om hen heen.

Geef elke stijl een duidelijke referentie.

Bewaar hoeveelheden op één plek.

Koppel artwork en specificaties aan het juiste product.

Houd goedkeuringen afzonderlijk bij.

Maak wijzigingen specifiek.

Bevestig de verpakkings- en leveringsvereisten vóór productie.

Geen van deze stappen is bijzonder ingewikkeld.

Maar wanneer een order van één stijl naar vijf of tien groeit, worden kleine hiaten in de organisatie veel duidelijker zichtbaar.

Voor kopers die een kledingcollectie beheren, is het niet de bedoeling om nog meer papierwerk te creëren.

Het is om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen naar dezelfde informatie kijken.

Zodra dat gebeurt, wordt een bestelling met meerdere stijlen veel gemakkelijker te coördineren, zelfs als elk product zijn eigen stof, artwork, afmetingen en productievereisten heeft.