Wat moet er in een kledingaankooporder staan?

Een inkooporder kan er eenvoudig uitzien.

Productnaam. Hoeveelheid. Prijs. Leveringsdatum.

Dat kan genoeg zijn voor een eenvoudige binnenlandse aankoop.

Voor op maat gemaakte kleding is dit meestal niet het geval.

Een kledingbestelling kan verschillende stijlen, verschillende kleuren, maatspecificaties, stofspecificaties, labels, verpakkingsvereisten, verzendvoorwaarden en goedkeuringen tijdens de ontwikkeling omvatten.

Als deze details verspreid zijn over e-mails, WhatsApp-berichten, spreadsheets en oude voorbeeldreacties, wordt het voor beide partijen veel moeilijker om precies te weten wat er is besteld.

Daarom letten wij op de inkooporder voordat de productie start.

Niet omdat de PO ingewikkeld moet zijn.

Het moet duidelijk zijn.

Begin met de exacte producten

Het eerste dat een leverancier moet weten, is wat er daadwerkelijk in de order staat.

Een PO zou kunnen zeggen:

Herenhoodie — 1.000 stuks

Dat is een begin, maar voor een productieorder op maat is het niet voldoende.

Er kunnen drie kleuren zijn.

Er kunnen zes maten zijn.

Er kunnen verschillende logoplaatsingen zijn.

Er kan ook meer dan één hoodiestijl onder dezelfde algemene productnaam bestaan.

Een betere PO identificeert elke stijl afzonderlijk.

Bijvoorbeeld:

Vooral het stijlnummer is handig.

Zodra een bestelling meerdere producten bevat, kunnen namen als 'zwarte hoodie' of 'premium T-shirt' verwarrend worden.

Een stijlcode geeft iedereen dezelfde referentie.

De hoeveelheid moet de uitsplitsing weergeven

De totale hoeveelheid is van belang.

De verdeling is net zo belangrijk.

Stel dat de totale bestelling 1.000 T-shirts bedraagt.

Dat aantal vertelt de leverancier niet hoeveel stuks er in elke maat geproduceerd moeten worden.

Normaal gesproken moet een inkooporder de uitsplitsing naar maat en kleur duidelijk weergeven.

Bijvoorbeeld:

Dit geeft de leverancier ook iets concreets om te toetsen aan het productieplan.

Als de hoeveelheid in de inkooporder niet overeenkomt met de hoeveelheid die in de offerte wordt besproken, is het veel beter om dat uit te zoeken voordat u de stof gaat knippen.

De prijs heeft een duidelijke referentie nodig

Een eenheidsprijs op zichzelf kan misleidend zijn.

Voor op maat gemaakte kleding moeten de leverancier en de koper weten wat die prijs inhoudt.

Omvat het alleen het hoofdkledingstuk?

Hoe zit het met afdrukken?

Borduurwerk?

Geweven etiketten?

Hangtags?

Individuele polybags?

Speciale verpakking?

Deze details kunnen een direct effect hebben op de uiteindelijke prijs.

De PO heeft niet noodzakelijkerwijs een lang kostenoverzicht nodig.

Maar als de overeengekomen prijs bepaalde componenten omvat, moeten die componenten ergens in de besteldocumenten herkenbaar zijn.

Dit wordt vooral belangrijk als er tijdens de ontwikkeling verschillende citaten zijn besproken.

Een koper kan zich de uiteindelijke prijs herinneren.

Het kan zijn dat de leverancier werkt vanuit een offerte waarin een andere verpakkingswijze of decoratie is opgenomen.

Door de overeengekomen basis in de PO op te nemen, wordt die onzekerheid weggenomen.

Verwijs naar het goedgekeurde monster

Bij maatwerkkleding is het fysieke monster vaak een belangrijk onderdeel van de overeenkomst.

Een inkooporder kan een eenvoudige referentie bevatten, zoals:

Productie volgens goedgekeurd monster gedateerd [datum], stijl HD-01.

De koper beschikt mogelijk ook over een goedgekeurd technisch pakket of specificatieblad.

Het belangrijke punt is dat beide partijen weten welke versie voor productie wordt gebruikt.

Dit is van belang omdat ontwikkeling veranderingen met zich mee kan brengen.

Mogelijk is een mouwmaat aangepast.

Het kan zijn dat een stofkleur is veranderd.

Het is mogelijk dat een logogrootte is bijgewerkt.

Mogelijk is er een label vervangen.

Als de leverancier meerdere versies van hetzelfde document ontvangt, wordt het moeilijk om te weten welke definitief is.

Een inkooporder moet terugverwijzen naar de goedgekeurde versie, in plaats van de leverancier te laten raden.

Stof en kleur mogen niet alleen afhankelijk zijn van namen

'Zwart.'

'Grijs.'

'Zwaar katoen.'

Deze beschrijvingen zijn nuttig, maar voor maatwerk is doorgaans meer informatie nodig.

Als een specifieke stof al is goedgekeurd, kunnen de inkooporders of ondersteunende documenten verwijzen naar de specificatie en het goedgekeurde stofstaal.

Voor kleur kan de koper een Pantone-referentie, laboratoriumgoedkeuring of een andere overeengekomen standaard hebben.

De exacte werkwijze is afhankelijk van het product.

Het belangrijkste is de consistentie tussen de inkooporder, het goedgekeurde monster en de productiedocumenten.

Van een leverancier mag niet worden verwacht dat hij een kleurnaam anders interpreteert dan de koper.

Dit is vooral belangrijk als een bestelling meerdere kleuren bevat die op een computerscherm op elkaar lijken.

Decoratiedetails horen ergens in de besteldocumenten

Een kledingstuk kan een borduursel op de borst, een zeefdruk op de rug en een geweven label in de nek hebben.

Het eenvoudigweg schrijven van 'aangepast logo' geeft niet voldoende informatie.

Het productieteam moet mogelijk het volgende weten:

• Decoratie soort

• Positie

• Maat

• Kunstreferentie

• Aantal kleuren, indien van toepassing

• Borduurgaren of printreferentie, indien van toepassing

• Goedgekeurde artworkversie

Deze details kunnen worden bewaard in een tech pack of artworkbestand in plaats van de inkooporder te vullen met technische informatie.

De PO hoeft alleen maar duidelijk te maken welke documenten van toepassing zijn.

Dat is vaak de schonere manier om er mee om te gaan.

Etiketten en versieringen zijn gemakkelijk over het hoofd te zien

Labels vormen een klein onderdeel van het kledingstuk.

Ze kunnen de productie nog steeds tegenhouden als niemand weet welke versie nodig is.

Hetzelfde geldt voor trekkoorden, ritsen, knopen, patches, hangtags en andere versieringen.

Voor een bestelling van een hoodie kan bijvoorbeeld het volgende nodig zijn:

Hoofdlabel: goedgekeurd geweven label
Maatlabel: genaaid onder het hoofdlabel
Hangtag: bevestigd aan onderhoudslabel
Trekkoord: bijpassende lichaamskleur

Deze details zijn mogelijk al gedekt door het goedgekeurde monster.

Maar als de PO verwijst naar het goedgekeurde monster en de ondersteunende specificaties, heeft iedereen een duidelijke referentie.

Het is niet de bedoeling om elke naai-instructie in de bestelling op te nemen.

Het is om ervoor te zorgen dat niets belangrijks alleen in iemands geheugen bestaat.

De verpakking moet vóór productie worden bevestigd

Verpakkingen zijn een ander gebied waar aannames voor verwarring kunnen zorgen.

Een koper mag verwachten dat elk kledingstuk individueel verpakt wordt.

Een andere koper wil misschien kledingstukken verpakt op maat en kleur.

Voor sommige bestellingen zijn barcodes, kartonmarkeringen, speciale vouwen of specifieke kartonnen hoeveelheden vereist.

Deze eisen moeten worden overeengekomen voordat de productie is voltooid.

Een eenvoudige inkooporder kan de verpakkingsmethode vermelden en verwijzen naar een aparte verpakkingsinstructie als de vereisten gedetailleerd zijn.

Bijvoorbeeld:

Individuele polybagverpakking volgens goedgekeurde verpakkingsspecificatie.

Dat is veel duidelijker dan simpelweg schrijven:

Standaard verpakking.

Er bestaat geen universele 'standaard' die voor iedere koper geldt.

Leveringsvoorwaarden moeten duidelijk worden geschreven

Een leverdatum en een verzendtermijn zijn niet hetzelfde.

Voor internationale kledingbestellingen moet de PO de overeengekomen leveringsregeling duidelijk maken.

Afhankelijk van de bestelling kan dit het volgende omvatten:

• Afleveradres

• Verzendmethode

• Incoterm

• Vereiste verzenddatum

• Vereiste aankomstdatum, indien van toepassing

• Informatie expediteur

• Vereisten voor het markeren van dozen

Dit is vooral belangrijk wanneer de koper een productlancering of leveringsdatum in de detailhandel plant.

Een leverancier kan onder 'levering binnen 30 dagen' de datum verstaan ​​waarop de goederen de productiezijde verlaten.

De koper kan dit opvatten als de datum waarop de goederen in het magazijn aankomen.

Dat zijn heel verschillende data.

Een duidelijke PO neemt die dubbelzinnigheid weg.

De betalingsvoorwaarden moeten overeenkomen met de overeenkomst

De inkooporder moet ook de betalingsvoorwaarden weerspiegelen die met de leverancier zijn overeengekomen.

Als de offerte en de verkoopovereenkomst bijvoorbeeld een aanbetaling en saldobetaling vóór verzending specificeren, mag de inkooporder niet per ongeluk andere voorwaarden introduceren.

Dit klinkt voor de hand liggend.

Maar soms worden inkooporders door een inkoopafdeling opgesteld met behulp van een intern sjabloon, terwijl de oorspronkelijke commerciële discussie plaatsvond tussen een andere inkoper en de leverancier.

Dat is het moment waarop kleine inconsistenties kunnen optreden.

De leverancier moet de PO kunnen vergelijken met de overeengekomen offerte of verkoopbevestiging en zien of de commerciële voorwaarden overeenkomen.

Het is de moeite waard om de goedkeuringsverantwoordelijkheden duidelijk te maken

Er is nog een detail dat tijd kan besparen tijdens de productie:

Wie is verantwoordelijk voor de definitieve goedkeuring?

Bij een grotere inkoper kan er bij dezelfde order een inkoopteam, ontwerper, productmanager en kwaliteitsteam betrokken zijn.

Als de één de kleur goedkeurt terwijl een ander deze later in twijfel trekt, kan de productie onnodig ingewikkeld worden.

De PO hoeft niet de hele bedrijfsstructuur uit te leggen.

Maar het kan wel de belangrijkste inkoopcontactpersoon identificeren en, indien nodig, de persoon die verantwoordelijk is voor productiegoedkeuringen.

Dit is vooral handig als een bestelling meerdere stijlen heeft.

Houd de PO verbonden met de rest van de documenten

Een goede kleding PO is zelden een document dat op zichzelf staat.

Het werkt meestal samen met verschillende andere documenten:

Inkooporder
Wat wordt er besteld en onder welke commerciële voorwaarden.

Offerte / Verkoopbevestiging
Welke prijs en commerciële voorwaarden zijn overeengekomen.

Tech Pack / Specificatieblad
Hoe het kledingstuk gemaakt moet worden.

Goedgekeurd monster
De fysieke referentie voor het eindproduct.

Illustratiebestanden
Hoe prints, borduursels en branding moeten worden aangebracht.

Verpakkingsinstructies
Hoe afgewerkte kledingstukken moeten worden verpakt en geëtiketteerd.

Elk document heeft een andere taak.

Het probleem ontstaat wanneer de documenten elkaar tegenspreken.

De inkooporder zegt bijvoorbeeld 1.000 stuks, terwijl de nieuwste spreadsheet 1.050 zegt.

Het artworkbestand heeft een ander logoformaat dan het goedgekeurde voorbeeld.

De offerte bevat een individuele verpakking, maar de PO vermeldt dit niet.

Dit zijn de situaties waarin een snelle documentcontrole vóór productie later veel meer tijd kan besparen.

Een eenvoudige laatste controle voordat u de bestelling verzendt

Voordat u een kledinginkooporder naar de leverancier verzendt, is het de moeite waard om een ​​paar basispunten te controleren.

Product: Zijn alle stijlen duidelijk geïdentificeerd?

Aantal: Komt het totaal overeen met de maat- en kleurverdeling?

Prijs: Komt deze overeen met de laatst overeengekomen offerte?

Specificaties: Wordt er naar het juiste technologiepakket of de juiste specificatie verwezen?

Monster: Is het goedgekeurde monster duidelijk geïdentificeerd?

Artwork: Wordt de juiste artworkversie gebruikt?

Versieringen: Zijn labels en andere speciale componenten bevestigd?

Verpakking: Zijn de verpakkingseisen duidelijk?

Levering: Is duidelijk of de datum betrekking heeft op verzending of aankomst?

Betaling: Komen de betalingsvoorwaarden overeen met de overeenkomst?

Als deze punten duidelijk zijn, wordt de PO veel nuttiger dan simpelweg een document voor crediteuren.

Het wordt een gedeelde referentie voor de koper en leverancier.

Een inkooporder hoeft niet elk technisch detail van een kledingstuk te bevatten.

Als u alles in één document probeert te stoppen, kan dit het gebruik ervan zelfs moeilijker maken.

Waar het om gaat is dat de PO duidelijk identificeert wat er wordt besteld, wat er is afgesproken en welke ondersteunende documenten het product definiëren.

Voor maatwerkkleding is die verbinding belangrijk.

In de offerte wordt de commerciële overeenkomst toegelicht.

In het techpack wordt het product uitgelegd.

Het goedgekeurde monster geeft iedereen een fysieke referentie.

De inkooporder brengt de commerciële kant van de bestelling samen.

Als die stukken bij elkaar passen, heeft de productie een veel duidelijker startpunt.

En voor een inkoper die meerdere stijlen, leveranciers en leverdata tegelijkertijd beheert, is die duidelijkheid de moeite waard voordat de bestelling in productie gaat.