Mit kell tartalmaznia a ruhavásárlási megrendelésnek?

A megrendelés egyszerűnek tűnhet.

Termék neve. Mennyiség. Ár. Szállítási dátum.

Ez elég lehet egy egyszerű hazai vásárláshoz.

Egyedi ruházat esetén általában nem.

A ruharendelés többféle stílust, különböző színt, méret szerinti lebontást, szövetspecifikációt, címkéket, csomagolási követelményeket, szállítási feltételeket és a fejlesztés során kapott jóváhagyásokat tartalmazhat.

Ha ezeket az adatokat szétszórják e-mailekben, WhatsApp-üzenetekben, táblázatokban és régi mintamegjegyzésekben, akkor mindkét fél számára sokkal nehezebb lesz pontosan tudni, hogy mit rendeltek.

Éppen ezért a gyártás megkezdése előtt odafigyelünk a beszerzési rendelésre.

Nem azért, mert a PO-nak bonyolultnak kell lennie.

Világosnak kell lennie.

Kezdje a pontos termékekkel

Az első dolog, amit a szállítónak tudnia kell, hogy a megrendelés valójában mit tartalmaz.

A PO ezt mondhatja:

Férfi kapucnis pulóver - 1000 db

Ez a kezdet, de nem elég egy egyedi gyártási megrendeléshez.

Három szín lehet.

Hat méret lehet.

A logók különböző elhelyezései lehetnek.

Ugyanazon általános terméknév alatt egynél több pulcsistílus is szerepelhet.

A jobb PO minden stílust külön azonosít.

Például:

A stílusszám különösen hasznos.

Ha egy rendelés több terméket tartalmaz, az olyan nevek, mint a 'fekete pulcsi' vagy 'prémium póló' zavaróvá válhatnak.

A stíluskód mindenkinek ugyanazt a hivatkozást adja.

A mennyiségnek a bontást kell mutatnia

A teljes mennyiség számít.

A meghibásodás ugyanilyen fontos.

Tegyük fel, hogy a teljes rendelés 1000 póló.

Ez a szám nem mondja meg a szállítónak, hogy hány darabot kell gyártani az egyes méretekben.

A PO-nak általában jól láthatóan kell mutatnia a méret- és színbontást.

Például:

Ez a beszállítónak is ad valami konkrétumot, amelyet a gyártási tervhez képest ellenőrizhet.

Ha a megrendelésben szereplő mennyiség nem egyezik az árajánlatban szereplő mennyiséggel, sokkal jobb, ha ezt az anyag vágása előtt megtudja.

Az ár egyértelmű hivatkozást igényel

Az egységár önmagában is félrevezető lehet.

Egyedi ruházat esetén a szállítónak és a vevőnek tudnia kell, hogy az ár mit tartalmaz.

Csak a fő ruhadarabot tartalmazza?

Mi a helyzet a nyomtatással?

Hímzés?

Szőtt címkék?

Hangtagok?

Egyéni polizsákok?

Különleges csomagolás?

Ezek a részletek közvetlen hatással lehetnek a végső árra.

A PO-nak nincs feltétlenül szüksége hosszú költségelszámolási lapra.

De ha a megállapodás szerinti ár bizonyos összetevőket tartalmaz, akkor ezeknek az összetevőknek azonosíthatónak kell lenniük valahol a rendelési dokumentumokban.

Ez különösen akkor válik fontossá, ha a fejlesztés során több idézetet is megvitattak.

A vásárló emlékezhet a végső árra.

Lehet, hogy a szállító olyan árajánlat alapján dolgozik, amely más csomagolási módot vagy dekorációt tartalmazott.

A megállapodás szerinti alap beépítése a PO-ba megszünteti ezt a bizonytalanságot.

Hivatkozzon a jóváhagyott mintára

Egyedi ruházat esetén a fizikai minta gyakran fontos része a megállapodásnak.

A PO tartalmazhat egy egyszerű hivatkozást, például:

Gyártás jóváhagyott minta szerint [dátum], stílus HD-01.

A vevő rendelkezhet jóváhagyott műszaki csomaggal vagy specifikációs lappal is.

A lényeg az, hogy mindkét fél tudja, melyik verziót használják a gyártáshoz.

Ez azért fontos, mert a fejlesztés változásokat is magában foglalhat.

Lehet, hogy a hüvely mérete módosítva lett.

Az anyag színe megváltozhatott.

Lehetséges, hogy a logó mérete frissítve lett.

Lehetséges, hogy egy címkét cseréltek.

Ha a szállító ugyanannak a dokumentumnak több változatát is megkapja, nehéz lesz tudni, melyik a végleges.

A PO-nak vissza kell mutatnia a jóváhagyott verzióra, ahelyett, hogy a szállítót hagyná a találgatásra.

A szövet és a szín ne csak a nevekre támaszkodjon

'Fekete.'

'Szürke.'

'Nehéz pamut.'

Ezek a leírások hasznosak, de az egyedi gyártáshoz általában több információra van szükség.

Ha egy adott szövetet már jóváhagytak, a PO vagy az alátámasztó dokumentumok hivatkozhatnak a specifikációra és a jóváhagyott szövetmintára.

A színhez a vevő rendelkezhet Pantone-referenciával, laboratóriumi bemerítési jóváhagyással vagy más elfogadott szabvánnyal.

A pontos módszer a terméktől függ.

A fontos a PO, a jóváhagyott minta és a gyártási dokumentumok közötti összhang.

Egy szállítótól nem várható el, hogy a vevőtől eltérően értelmezzen egy színnevet.

Ez különösen fontos, ha egy rendelés több olyan színt tartalmaz, amelyek a számítógép képernyőjén hasonlónak tűnnek.

A dekorációs részletek valahol a rendelési dokumentumokban szerepelnek

A ruhadarab mellkasán hímzés, hátoldalán szitanyomás, nyakán pedig szövött címke található.

Az 'egyéni logó' egyszerű írása nem ad elegendő információt.

A gyártó csapatnak tudnia kell:

• Dekoráció típusa

• Pozíció

• Méret

• Műtárgy hivatkozás

• A színek száma adott esetben

• Adott esetben hímzőcérna vagy nyomtatási hivatkozás

• Jóváhagyott műalkotás verzió

Ezeket az adatokat meg lehet őrizni egy műszaki csomagban vagy grafikát tartalmazó fájlban, ahelyett, hogy a megrendeléseket technikai információkkal töltenék fel.

A PO-nak csak világossá kell tennie, hogy mely dokumentumok vonatkoznak rá.

Gyakran ez a tisztább módja a kezelésnek.

A címkéket és a díszítéseket könnyű figyelmen kívül hagyni

A címkék a ruhadarab egy kis részét képezik.

Továbbra is feltarthatják a termelést, ha senki sem tudja, melyik verzióra van szükség.

Ugyanez vonatkozik a húzózsinórokra, cipzárokra, gombokra, foltokra, akasztókra és egyéb díszítésekre.

Például a kapucnis pulóver megrendeléséhez szükség lehet:

Főcímke: jóváhagyott szövött címke
Méretcímke: főcímke alá varrva
Hangtag: ápolási címkére rögzítve
Húzózsinór: hozzáillő testszín

Ezeket a részleteket már lefedheti a jóváhagyott minta.

De ha a PO hivatkozik a jóváhagyott mintára és a támogató specifikációkra, akkor mindenkinek egyértelmű hivatkozása van.

Nem az a lényeg, hogy minden varrási utasítást a vásárlási rendelésbe helyezzünk el.

Arról van szó, hogy megbizonyosodjon arról, hogy semmi fontos nem létezik csak valaki emlékezetében.

A csomagolást a gyártás előtt meg kell erősíteni

A csomagolás egy másik terület, ahol a feltételezések zavart okozhatnak.

A vásárló elvárhatja, hogy minden ruhadarabot egyedileg csomagoljanak.

Egy másik vásárló esetleg méret és szín szerint csomagolt ruhákat szeretne.

Egyes megrendelésekhez vonalkódok, kartonjelek, speciális hajtogatások vagy meghatározott kartonmennyiségek szükségesek.

Ezeket a követelményeket a gyártás befejezése előtt meg kell állapodni.

Egy egyszerű PO megadhatja a csomagolás módját, és hivatkozhat egy külön csomagolási utasításra, ha a követelmények részletezettek.

Például:

Egyedi polybag csomagolás a jóváhagyott csomagolási specifikáció szerint.

Ez sokkal világosabb, mint egyszerűen leírni:

Szabványos csomagolás.

Nincs olyan univerzális 'szabvány', amely minden vásárlóra vonatkozna.

A szállítási feltételeket egyértelműen meg kell írni

A szállítási határidő és a szállítási határidő nem ugyanaz.

Nemzetközi ruharendelések esetén a PO-nak egyértelművé kell tennie a megállapodás szerinti szállítási megállapodást.

Megrendeléstől függően ez a következőket tartalmazhatja:

• Szállítási cím

• Szállítási mód

• Incoterm

• Kötelező szállítási dátum

• Szükséges érkezési dátum, ha van

• Továbbító információ

• Karton jelölési követelmények

Ez különösen fontos, ha a vevő a termék bevezetésének vagy kiskereskedelmi kiszállításának időpontját tervezi.

A szállító felfoghatja a '30 napon belüli szállítás' kifejezést az a dátum, amikor az áru elhagyja a gyártási oldalt.

A vevő ezt az áru raktárba érkezésének dátumaként is értelmezheti.

Ezek nagyon különböző időpontok.

Az egyértelmű megrendelés megszünteti ezt a kétértelműséget.

A fizetési feltételeknek meg kell egyeznie a megállapodással

A PO-nak tükröznie kell a szállítóval megállapodott fizetési feltételeket is.

Például, ha az árajánlat és az értékesítési szerződés előleget és egyenleget ír elő a szállítás előtt, a PO véletlenül sem vezethet be eltérő feltételeket.

Ez nyilvánvalóan hangzik.

A beszerzési megrendeléseket azonban néha egy beszerzési osztály készíti el belső sablon segítségével, miközben az eredeti kereskedelmi megbeszélés egy másik vevő és a szállító között zajlott.

Ilyenkor apró ellentmondások jelenhetnek meg.

A szállítónak képesnek kell lennie arra, hogy összehasonlítsa a PO-t a megállapodás szerinti árajánlattal vagy értékesítési visszaigazolással, és ellenőrizze, hogy a kereskedelmi feltételek megegyeznek-e.

Érdemes tisztázni a jóváhagyási kötelezettségeket

Van még egy részlet, amely időt takaríthat meg a gyártás során:

Ki a felelős a végső jóváhagyásért?

Nagyobb vásárlók esetében előfordulhat, hogy ugyanabban a megrendelésben beszerzési csapat, tervező, termékmenedzser és minőségügyi csapat vesz részt.

Ha valaki jóváhagyja a színt, míg egy másik személy később megkérdőjelezi, a gyártás szükségtelenül bonyolulttá válhat.

A PO-nak nem kell elmagyaráznia a teljes vállalati struktúrát.

De azonosítani tudja a fő beszerzési kapcsolattartót, és ahol szükséges, a gyártási jóváhagyásokért felelős személyt.

Ez különösen akkor hasznos, ha egy rendelés több stílust tartalmaz.

Tartsa a PO-t összekötve a többi dokumentummal

A jó ruházati PO ritkán önálló dokumentum.

Általában több más dokumentummal együtt működik:

Megrendelés
Mit és milyen kereskedelmi feltételekkel rendelnek.

Árajánlat / értékesítési visszaigazolás
Milyen árról és kereskedelmi feltételekről állapodtak meg.

Tech Pack / Specifikációs lap
Hogyan kell a ruhadarabot elkészíteni.

Jóváhagyott minta
A késztermék fizikai referencia.

Grafikus fájlok
A nyomatok, a hímzés és a márkajelzés alkalmazása.

Csomagolási útmutató
Hogyan kell a kész ruhákat becsomagolni és felcímkézni.

Minden dokumentumnak más a feladata.

A probléma akkor jelentkezik, ha a dokumentumok ellentmondanak egymásnak.

Például a PO 1000 darabot ír, míg a legújabb táblázat 1050-et.

A grafikai fájl logómérete eltér a jóváhagyott mintától.

Az árajánlat tartalmazza az egyedi csomagolást, de a PO ezt nem említi.

Ezek azok a helyzetek, amikor a gyártás előtti gyors dokumentumellenőrzés később sokkal több időt takaríthat meg.

Egy egyszerű utolsó ellenőrzés a megrendelés elküldése előtt

Mielőtt ruhavásárlási rendelést küldene a beszállítónak, érdemes néhány alapvető szempontot átnézni.

Termék: Minden stílus egyértelműen azonosítható?

Mennyiség: A végösszeg megegyezik a méret- és színbontással?

Ár: Megfelel a legutóbbi egyeztetett árajánlatnak?

Műszaki adatok: A megfelelő műszaki csomagra vagy specifikációra hivatkoznak?

Minta: egyértelműen azonosították a jóváhagyott mintát?

Műalkotás: A megfelelő műalkotás-verziót használják?

Kivágások: Megerősítették a címkéket és más speciális alkatrészeket?

Csomagolás: Világosak a csomagolási követelmények?

Szállítás: Egyértelmű, hogy a dátum a szállításra vagy az érkezésre vonatkozik?

Fizetés: A fizetési feltételek megegyeznek a megállapodással?

Ha ezek a pontok egyértelműek, a PO sokkal hasznosabbá válik, mint egyszerűen a szállítói kötelezettségek dokumentuma.

Közös hivatkozássá válik a vevő és a szállító számára.

A megrendelésnek nem kell tartalmaznia a ruhadarab minden műszaki részletét.

Valójában megnehezítheti a használatát, ha megpróbál mindent egy dokumentumba foglalni.

Az számít, hogy a PO egyértelműen azonosítja, hogy mit rendelnek, miben állapodtak meg, és mely alátámasztó dokumentumok határozzák meg a terméket.

Egyedi ruházat esetén ez a kapcsolat fontos.

Az árajánlat magyarázza a kereskedelmi megállapodást.

A műszaki csomag elmagyarázza a terméket.

A jóváhagyott minta mindenkinek fizikai referenciát ad.

A vásárlási megrendelés egyesíti a megrendelés kereskedelmi oldalát.

Amikor ezek a darabok egyeznek, a gyártásnak sokkal világosabb kiindulópontja van.

A több stílust, beszállítót és szállítási dátumot egyszerre kezelő vevőnek pedig érdemes tisztában lenni a megrendelés gyártásba lépése előtt.