Những gì nên được bao gồm trong một đơn đặt hàng mua quần áo?

Một đơn đặt hàng có thể trông đơn giản.

Tên sản phẩm. Số lượng. Giá. Ngày giao hàng.

Điều đó có thể đủ cho một giao dịch mua hàng đơn giản trong nước.

Đối với quần áo tùy chỉnh, nó thường không.

Một đơn đặt hàng quần áo có thể bao gồm nhiều kiểu dáng, màu sắc khác nhau, phân tích kích thước, thông số kỹ thuật của vải, nhãn hiệu, yêu cầu đóng gói, điều khoản vận chuyển và phê duyệt được thực hiện trong quá trình phát triển.

Nếu những chi tiết đó được lan truyền qua email, tin nhắn WhatsApp, bảng tính và nhận xét mẫu cũ, thì cả hai bên sẽ khó biết chính xác những gì đã được đặt hàng.

Đây là lý do tại sao chúng tôi chú ý đến đơn đặt hàng trước khi bắt đầu sản xuất.

Không phải vì PO cần phức tạp.

Nó cần phải rõ ràng.

Bắt đầu với các sản phẩm chính xác

Điều đầu tiên nhà cung cấp cần biết là đơn hàng thực sự chứa những gì.

PO có thể nói:

Áo hoodie nam — 1.000 chiếc

Đó là bước khởi đầu nhưng chưa đủ đối với một đơn hàng sản xuất theo yêu cầu.

Có thể có ba màu.

Có thể có sáu kích cỡ.

Có thể có các vị trí logo khác nhau.

Cũng có thể có nhiều kiểu áo hoodie có cùng tên sản phẩm.

PO tốt hơn sẽ xác định từng kiểu riêng biệt.

Ví dụ:

Số kiểu đặc biệt hữu ích.

Khi một đơn hàng có nhiều sản phẩm, những cái tên như 'áo hoodie đen' hoặc 'áo thun cao cấp' có thể trở nên khó hiểu.

Mã kiểu cung cấp cho mọi người cùng một tài liệu tham khảo.

Số lượng nên hiển thị sự cố

Tổng số lượng quan trọng.

Sự cố cũng quan trọng không kém.

Giả sử tổng đơn hàng là 1.000 chiếc áo phông.

Con số đó không cho nhà cung cấp biết nên sản xuất bao nhiêu sản phẩm ở mỗi kích cỡ.

PO thường phải hiển thị rõ ràng kích thước và phân tích màu sắc.

Ví dụ:

Điều này cũng cung cấp cho nhà cung cấp thông tin cụ thể để kiểm tra so với kế hoạch sản xuất.

Nếu số lượng trong PO không khớp với số lượng được thảo luận trong báo giá, tốt hơn hết bạn nên tìm hiểu điều đó trước khi cắt vải.

Giá cần tham khảo rõ ràng

Đơn giá riêng có thể gây nhầm lẫn.

Đối với quần áo đặt làm riêng, nhà cung cấp và người mua nên biết giá đó bao gồm những gì.

Nó chỉ bao gồm quần áo chính phải không?

Còn việc in ấn thì sao?

Thêu?

Nhãn dệt?

Thẻ treo?

Túi poly cá nhân?

Bao bì đặc biệt?

Những chi tiết này có thể có ảnh hưởng trực tiếp đến giá cuối cùng.

PO không nhất thiết cần một bảng tính giá dài.

Nhưng nếu giá thỏa thuận bao gồm một số thành phần nhất định thì những thành phần đó phải được xác định ở đâu đó trong tài liệu đặt hàng.

Điều này trở nên đặc biệt quan trọng khi một số trích dẫn đã được thảo luận trong quá trình phát triển.

Người mua có thể nhớ giá cuối cùng.

Nhà cung cấp có thể đang làm việc dựa trên một báo giá có phương pháp đóng gói hoặc trang trí khác.

Đưa cơ sở đã thỏa thuận vào PO sẽ loại bỏ sự không chắc chắn đó.

Tham khảo mẫu đã được phê duyệt

Đối với quần áo đặt làm riêng, mẫu vật lý thường là một phần quan trọng của thỏa thuận.

PO có thể bao gồm một tham chiếu đơn giản như:

Sản xuất theo mẫu ngày [ngày] được phê duyệt, kiểu HD-01.

Người mua cũng có thể có gói công nghệ hoặc bảng thông số kỹ thuật đã được phê duyệt.

Điểm quan trọng là cả hai bên đều biết phiên bản nào đang được sử dụng để sản xuất.

Điều này quan trọng vì sự phát triển có thể liên quan đến những thay đổi.

Số đo tay áo có thể đã được điều chỉnh.

Màu vải có thể đã thay đổi.

Kích thước logo có thể đã được cập nhật.

Một nhãn có thể đã được thay thế.

Nếu nhà cung cấp nhận được nhiều phiên bản của cùng một tài liệu thì sẽ khó biết được phiên bản nào là cuối cùng.

PO nên quay lại phiên bản đã được phê duyệt thay vì để nhà cung cấp đoán.

Vải và màu sắc không nên chỉ dựa vào tên

'Đen.'

'Xám.'

'Bông nặng.'

Những mô tả này rất hữu ích nhưng việc sản xuất theo yêu cầu thường cần thêm thông tin.

Nếu một loại vải cụ thể đã được phê duyệt, PO hoặc các tài liệu hỗ trợ có thể tham khảo thông số kỹ thuật và mẫu vải được phê duyệt.

Về màu sắc, người mua có thể có tài liệu tham khảo của Pantone, phê duyệt nhúng trong phòng thí nghiệm hoặc tiêu chuẩn khác đã được thống nhất.

Phương pháp chính xác phụ thuộc vào sản phẩm.

Điều quan trọng là sự thống nhất giữa PO, mẫu được duyệt và hồ sơ sản xuất.

Nhà cung cấp không nên giải thích tên màu khác với người mua.

Điều này đặc biệt quan trọng khi đơn hàng có nhiều màu trông giống nhau trên màn hình máy tính.

Chi tiết trang trí thuộc về đâu đó trong hồ sơ đặt hàng

Một bộ quần áo có thể có thêu ở ngực, in lụa ở mặt sau và nhãn dệt bên trong cổ.

Chỉ viết 'logo tùy chỉnh' sẽ không cung cấp đủ thông tin.

Đội ngũ sản xuất có thể cần biết:

• Kiểu trang trí

• Chức vụ

• Kích cỡ

• Tham khảo tác phẩm nghệ thuật

• Số lượng màu sắc, nếu có

• Chỉ thêu hoặc tài liệu tham khảo in, nếu có

• Phiên bản tác phẩm nghệ thuật đã được phê duyệt

Những chi tiết này có thể được lưu giữ trong gói công nghệ hoặc tệp tác phẩm nghệ thuật thay vì điền thông tin kỹ thuật vào PO.

PO chỉ cần làm rõ những tài liệu nào được áp dụng.

Đó thường là cách sạch hơn để xử lý nó.

Nhãn và đồ trang trí rất dễ bị bỏ qua

Nhãn là một phần nhỏ của hàng may mặc.

Họ vẫn có thể tiếp tục sản xuất nếu không ai biết phiên bản nào được yêu cầu.

Điều tương tự cũng áp dụng cho dây rút, khóa kéo, nút, miếng vá, thẻ treo và các đồ trang trí khác.

Ví dụ: một đơn đặt hàng áo hoodie có thể yêu cầu:

Nhãn chính: nhãn dệt đã được phê duyệt
Nhãn kích thước: được khâu bên dưới nhãn chính
Hangtag: đính kèm với nhãn chăm sóc Dây
kéo: cùng màu với thân máy

Những chi tiết này có thể đã được bao gồm trong mẫu đã được phê duyệt.

Nhưng nếu PO đề cập đến mẫu đã được phê duyệt và các thông số kỹ thuật hỗ trợ thì mọi người đều có tài liệu tham khảo rõ ràng.

Vấn đề không phải là đưa mọi hướng dẫn may vào đơn đặt hàng.

Đó là để đảm bảo rằng không có gì quan trọng chỉ tồn tại trong ký ức của ai đó.

Bao bì phải được xác nhận trước khi sản xuất

Bao bì là một lĩnh vực khác mà các giả định có thể tạo ra sự nhầm lẫn.

Người mua có thể mong đợi mỗi sản phẩm may mặc sẽ được đóng gói riêng lẻ.

Người mua khác có thể muốn hàng may mặc được đóng gói theo kích cỡ và màu sắc.

Một số đơn đặt hàng yêu cầu mã vạch, nhãn thùng carton, số lượng thùng carton gấp đặc biệt hoặc cụ thể.

Những yêu cầu này phải được thống nhất trước khi quá trình sản xuất kết thúc.

Một PO đơn giản có thể nêu rõ phương pháp đóng gói và tham khảo hướng dẫn đóng gói riêng nếu yêu cầu chi tiết.

Ví dụ:

Đóng gói polybag cá nhân theo đặc điểm kỹ thuật đóng gói đã được phê duyệt.

Điều đó rõ ràng hơn nhiều so với việc chỉ viết:

Đóng gói tiêu chuẩn.

Không có một 'tiêu chuẩn' chung nào áp dụng cho mọi người mua.

Điều kiện giao hàng phải được ghi rõ ràng

Ngày giao hàng và thời hạn vận chuyển không giống nhau.

Đối với các đơn đặt hàng quần áo quốc tế, PO phải sắp xếp giao hàng rõ ràng như đã thỏa thuận.

Tùy thuộc vào thứ tự, điều này có thể bao gồm:

• Địa chỉ giao hàng

• Phương thức vận chuyển

• Incoterm

• Ngày giao hàng bắt buộc

• Ngày đến bắt buộc, nếu có

• Thông tin người giao nhận

• Yêu cầu đánh dấu thùng carton

Điều này đặc biệt quan trọng khi người mua đang lên kế hoạch cho ngày ra mắt sản phẩm hoặc ngày giao hàng bán lẻ.

Nhà cung cấp có thể hiểu 'giao hàng trong 30 ngày' là ngày hàng hóa rời khỏi nơi sản xuất.

Người mua có thể hiểu là ngày hàng hóa về kho.

Đó là những ngày rất khác nhau.

Một PO rõ ràng sẽ loại bỏ sự mơ hồ đó.

Điều khoản thanh toán phải phù hợp với thỏa thuận

PO cũng phải phản ánh các điều khoản thanh toán đã được thỏa thuận với nhà cung cấp.

Ví dụ: nếu báo giá và thỏa thuận bán hàng chỉ định khoản tiền đặt cọc và thanh toán số dư trước khi giao hàng, PO không nên vô tình đưa ra các điều khoản khác nhau.

Điều này nghe có vẻ hiển nhiên.

Tuy nhiên, các đơn đặt hàng đôi khi được bộ phận thu mua chuẩn bị bằng cách sử dụng mẫu nội bộ, trong khi cuộc thảo luận thương mại ban đầu diễn ra giữa người mua khác và nhà cung cấp.

Đó là lúc những mâu thuẫn nhỏ có thể xuất hiện.

Nhà cung cấp phải có khả năng so sánh PO với báo giá hoặc xác nhận bán hàng đã thỏa thuận và thấy rằng các điều khoản thương mại có khớp với nhau không.

Trách nhiệm phê duyệt cần được làm rõ

Có một chi tiết khác có thể tiết kiệm thời gian trong quá trình sản xuất:

Ai chịu trách nhiệm phê duyệt cuối cùng?

Đối với người mua lớn hơn, có thể có nhóm mua hàng, nhà thiết kế, giám đốc sản phẩm và nhóm chất lượng tham gia vào cùng một đơn hàng.

Nếu một người phê duyệt màu sắc trong khi người khác sau đó đặt câu hỏi về nó thì việc sản xuất có thể trở nên phức tạp không cần thiết.

PO không cần giải thích toàn bộ cấu trúc công ty.

Nhưng nó có thể xác định người liên hệ mua hàng chính và, khi cần thiết, người chịu trách nhiệm phê duyệt sản xuất.

Điều này đặc biệt hữu ích khi đơn hàng có nhiều kiểu.

Giữ PO được kết nối với phần còn lại của tài liệu

PO quần áo tốt hiếm khi là một tài liệu đứng một mình.

Nó thường hoạt động cùng với một số tài liệu khác:

Đơn đặt hàng
Những gì đang được đặt hàng và theo những điều khoản thương mại.

Báo giá / Xác nhận bán hàng
Giá cả và điều kiện thương mại đã được thỏa thuận.

Gói công nghệ / Bảng thông số kỹ thuật
Cách may quần áo.

Mẫu được phê duyệt
Tham chiếu vật lý cho thành phẩm.

Tệp tác phẩm nghệ thuật
Cách áp dụng các bản in, thêu và xây dựng thương hiệu.

Hướng dẫn đóng gói
Quần áo thành phẩm nên được đóng gói và dán nhãn như thế nào.

Mỗi tài liệu có một công việc khác nhau.

Vấn đề xảy ra khi các tài liệu mâu thuẫn với nhau.

Ví dụ: PO cho biết 1.000 mảnh, trong khi bảng tính mới nhất cho biết 1.050.

Tệp tác phẩm nghệ thuật có kích thước logo khác với mẫu được phê duyệt.

Báo giá bao gồm bao bì riêng lẻ nhưng PO không đề cập đến.

Đây là những tình huống mà việc kiểm tra tài liệu nhanh chóng trước khi sản xuất có thể tiết kiệm nhiều thời gian hơn sau này.

Kiểm tra đơn giản lần cuối trước khi gửi PO

Trước khi gửi đơn đặt hàng quần áo đến nhà cung cấp, bạn nên kiểm tra một số điểm cơ bản.

Sản phẩm: Tất cả các kiểu dáng có được xác định rõ ràng không?

Số lượng: Tổng số có khớp với kích thước và phân tích màu sắc không?

Giá: Nó có phù hợp với báo giá đã thỏa thuận mới nhất không?

Thông số kỹ thuật: Gói công nghệ hoặc thông số kỹ thuật chính xác có được tham chiếu không?

Mẫu: Mẫu được phê duyệt có được xác định rõ ràng không?

Tác phẩm nghệ thuật: Phiên bản tác phẩm nghệ thuật chính xác có đang được sử dụng không?

Trang trí: Nhãn và các thành phần đặc biệt khác có được xác nhận không?

Bao bì: Các yêu cầu đóng gói có rõ ràng không?

Giao hàng: Ngày giao hàng có rõ ràng là ngày giao hàng hay ngày đến không?

Thanh toán: Các điều khoản thanh toán có phù hợp với thỏa thuận không?

Nếu những điểm này rõ ràng, PO sẽ trở nên hữu ích hơn nhiều so với việc chỉ đơn giản là một tài liệu cho các khoản phải trả.

Nó trở thành tài liệu tham khảo chung cho người mua và nhà cung cấp.

Đơn đặt hàng không cần phải chứa mọi chi tiết kỹ thuật của quần áo.

Trên thực tế, việc cố gắng đưa mọi thứ vào một tài liệu có thể khiến tài liệu khó sử dụng hơn.

Điều quan trọng là PO xác định rõ ràng những gì đang được đặt hàng, những gì đã được thống nhất và những tài liệu hỗ trợ nào xác định sản phẩm.

Đối với quần áo tùy chỉnh, sự kết nối đó rất quan trọng.

Báo giá giải thích thỏa thuận thương mại.

Gói công nghệ giải thích về sản phẩm.

Mẫu đã được phê duyệt cung cấp cho mọi người một tài liệu tham khảo vật lý.

Đơn đặt hàng tập hợp các khía cạnh thương mại của đơn đặt hàng lại với nhau.

Khi những mảnh đó khớp với nhau, quá trình sản xuất sẽ có điểm khởi đầu rõ ràng hơn nhiều.

Và đối với người mua quản lý nhiều kiểu dáng, nhà cung cấp và ngày giao hàng cùng lúc, sự rõ ràng đó là cần thiết trước khi đơn hàng được đưa vào sản xuất.