Что должно быть включено в заказ на покупку одежды?

Заказ на покупку может выглядеть просто.

Название продукта. Количество. Цена. Дата доставки.

Этого может быть достаточно для простой покупки внутри страны.

В случае с индивидуальной одеждой обычно этого не происходит.

Заказ одежды может включать несколько стилей, разные цвета, разбивку по размерам, характеристики ткани, этикетки, требования к упаковке, условия доставки и утверждения, сделанные во время разработки.

Если эти сведения разбросаны по электронной почте, сообщениям WhatsApp, электронным таблицам и старым образцам комментариев, обеим сторонам становится гораздо труднее узнать, что именно было заказано.

Вот почему мы уделяем внимание заказу на поставку до начала производства.

Не потому, что ЗП должен быть сложным.

Это должно быть ясно.

Начните с конкретных продуктов

Первое, что необходимо знать поставщику, — это то, что на самом деле содержит заказ.

ОП может сказать:

Мужская толстовка — 1000 шт.

Это начало, но этого недостаточно для индивидуального производственного заказа.

Цветов может быть три.

Размеров может быть шесть.

Размещение логотипа может быть разным.

Под одним и тем же названием продукта может существовать более одного стиля толстовок.

Лучшее ПО идентифицирует каждый стиль отдельно.

Например:

Номер стиля особенно полезен.

Если в заказе несколько товаров, такие названия, как «черная толстовка» или «футболка премиум-класса», могут сбить с толку.

Кодекс стиля дает всем одинаковые рекомендации.

Количество должно показывать разбивку

Общее количество имеет значение.

Не меньшее значение имеет поломка.

Предположим, общий заказ составляет 1000 футболок.

Это число не говорит поставщику, сколько штук следует произвести каждого размера.

В заказе на поставку обычно должны быть четко указаны размеры и цвета.

Например:

Это также дает поставщику что-то конкретное, что можно сверить с производственным планом.

Если количество в заказе на заказ не соответствует количеству, указанному в предложении, гораздо лучше выяснить это перед раскроем ткани.

Цена требует четкой ссылки

Цена за единицу товара сама по себе может вводить в заблуждение.

Что касается одежды, изготовленной на заказ, поставщик и покупатель должны знать, что включает в себя эта цена.

В комплект входит только основная одежда?

А как насчет печати?

Вышивка?

Тканые этикетки?

Бирки?

Индивидуальные полиэтиленовые пакеты?

Специальная упаковка?

Эти детали могут иметь прямое влияние на окончательную цену.

Для заказа на поставку не обязательно требуется подробная ведомость затрат.

Но если согласованная цена включает определенные компоненты, эти компоненты должны быть идентифицированы где-то в документах заказа.

Это становится особенно важным, когда во время разработки обсуждалось несколько цитат.

Покупатель может запомнить окончательную цену.

Поставщик может работать на основе предложения, которое включало другой метод упаковки или оформления.

Включение согласованной основы в ЗП устраняет эту неопределенность.

Ссылка на утвержденный образец

Для индивидуальной одежды физический образец часто является важной частью соглашения.

Заказ на покупку может включать простую ссылку, например:

Производство по утвержденному образцу от [дата], стиль HD-01.

Покупатель также может иметь утвержденный технический пакет или спецификацию.

Важным моментом является то, что обе стороны знают, какая версия используется в производстве.

Это важно, поскольку развитие может включать в себя изменения.

Возможно, размер рукава был скорректирован.

Цвет ткани мог измениться.

Возможно, размер логотипа был обновлен.

Возможно, этикетка была заменена.

Если поставщик получает несколько версий одного и того же документа, становится сложно определить, какая из них является окончательной.

В заказе на поставку следует указать на утвержденную версию, а не оставлять поставщика на произвол судьбы.

Ткань и цвет не должны полагаться только на названия

«Черный».

'Серый.'

«Тяжелый хлопок».

Эти описания полезны, но для индивидуального производства обычно требуется больше информации.

Если конкретная ткань уже была одобрена, в заказе на покупку или сопроводительных документах можно указать ее спецификацию и утвержденный образец ткани.

Что касается цвета, покупатель может иметь ссылку Pantone, одобрение лабораторного испытания или другой согласованный стандарт.

Точный метод зависит от продукта.

Важно соответствие ЗП, утвержденного образца и производственной документации.

Не следует ожидать, что поставщик будет интерпретировать название цвета иначе, чем покупатель.

Это особенно важно, когда в заказе присутствует несколько цветов, похожих на экране компьютера.

Детали декора должны быть указаны в документации заказа.

Изделие может иметь вышивку на груди, трафаретную печать на спине и тканую этикетку на внутренней стороне шеи.

Простое написание «собственного логотипа» не дает достаточной информации.

Производственной команде может потребоваться знать:

• Тип украшения

• Позиция

• Размер

• Ссылка на произведение искусства

• Количество цветов, где это применимо

• Нить для вышивания или образец печати, если применимо.

• Утвержденная версия изображения

Эти сведения можно хранить в техническом пакете или файле изображения, а не заполнять заказ на покупку технической информацией.

PO просто необходимо разъяснить, какие документы применяются.

Часто это более чистый способ справиться с этим.

Этикетки и обрезки легко не заметить.

Этикетки – это небольшая часть одежды.

Они все равно могут приостановить производство, если никто не знает, какая версия требуется.

То же самое относится к шнуркам, застежкам-молниям, пуговицам, заплаткам, биркам и другой отделке.

Например, для заказа толстовки может потребоваться:

Основная этикетка: одобренная тканая этикетка.
Этикетка с размером: пришита под основной этикеткой.
Бирка: прикреплена к этикетке с указаниями по уходу.
Шнур: соответствует цвету корпуса.

Эти детали могут уже быть включены в утвержденный образец.

Но если заказ на покупку ссылается на утвержденный образец и подтверждающие спецификации, у всех есть четкая ссылка.

Дело не в том, чтобы включить все инструкции по шитью в заказ на поставку.

Это делается для того, чтобы ничего важного не существовало только в чьей-то памяти.

Упаковка должна быть подтверждена перед производством.

Упаковка — еще одна область, где предположения могут вызвать путаницу.

Покупатель может ожидать, что каждый предмет одежды будет упакован индивидуально.

Другой покупатель может захотеть, чтобы одежда была упакована по размеру и цвету.

Для некоторых заказов требуются штрих-коды, маркировка картона, специальное складывание или определенное количество картонных коробок.

Эти требования должны быть согласованы до завершения производства.

В простом заказе на поставку может быть указан метод упаковки и ссылка на отдельную инструкцию по упаковке, если требования подробно описаны.

Например:

Индивидуальная упаковка в полиэтиленовый пакет в соответствии с утвержденной спецификацией упаковки.

Это гораздо понятнее, чем просто писать:

Стандартная упаковка.

Не существует универсального «стандарта», применимого к каждому покупателю.

Условия доставки должны быть четко прописаны.

Дата доставки и срок доставки — это не одно и то же.

Для международных заказов на одежду заказчик должен четко указать согласованный порядок доставки.

В зависимости от заказа это может включать в себя:

• Адрес доставки

• Способ доставки

• Инкотермс

• Требуемая дата отгрузки

• Требуемая дата прибытия, если применимо

• Информация об экспедиторе

• Требования к маркировке картонных коробок

Это особенно важно, когда покупатель планирует запуск продукта или дату розничной поставки.

Под «доставкой в ​​течение 30 дней» поставщик может понимать дату, когда товар покинет производственную площадку.

Покупатель может понимать это как дату поступления товара на склад.

Это очень разные даты.

Четкое ЗП устраняет эту двусмысленность.

Условия оплаты должны соответствовать договору

В ЗП также должны быть отражены условия оплаты, согласованные с поставщиком.

Например, если в коммерческом предложении и договоре купли-продажи указан залог и остаток платежа перед отгрузкой, в заказе на поставку не следует случайно вводить другие условия.

Это звучит очевидно.

Но заказы на закупку иногда готовятся отделом закупок по внутреннему шаблону, тогда как первоначальное коммерческое обсуждение происходит между другим покупателем и поставщиком.

Именно тогда могут появиться небольшие несоответствия.

Поставщик должен иметь возможность сравнить заказ на заказ с согласованным предложением или подтверждением продажи и убедиться, что коммерческие условия совпадают.

Обязанности по утверждению стоит прояснить

Есть еще одна деталь, которая позволяет сэкономить время при производстве:

Кто несет ответственность за окончательное утверждение?

Для более крупного покупателя в одном заказе могут участвовать группа закупок, дизайнер, менеджер по продукту и команда качества.

Если один человек одобряет цвет, а другой позже подвергает его сомнению, производство может стать неоправданно сложным.

В ЗП не обязательно объяснять всю структуру компании.

Но он может определить основное контактное лицо по закупкам и, при необходимости, лицо, ответственное за одобрение производства.

Это особенно полезно, когда заказ имеет несколько стилей.

Держите ЗП связанным с остальными документами.

Хороший заказ на одежду редко является самостоятельным документом.

Обычно он работает вместе с несколькими другими документами:

Заказ на поставку
Что заказывается и на каких коммерческих условиях.

Коммерческое предложение / Подтверждение продажи
Какая цена и коммерческие условия были согласованы.

Технический пакет/спецификация
Как должна быть изготовлена ​​одежда.

Утвержденный образец
Физический образец готового продукта.

Файлы с художественными работами
Как следует наносить принты, вышивку и брендинг.

Инструкции по упаковке
Как следует упаковывать и маркировать готовую одежду.

У каждого документа своя задача.

Проблема возникает, когда документы противоречат друг другу.

Например, в заказе на заказ указано 1000 штук, а в последней таблице — 1050.

Размер логотипа в файле иллюстрации отличается от утвержденного образца.

В предложение включена индивидуальная упаковка, но в ЗП об этом не упоминается.

Это ситуации, когда быстрая проверка документов перед производством может сэкономить гораздо больше времени позже.

Простая окончательная проверка перед отправкой заказа на покупку

Прежде чем отправить поставщику заказ на покупку одежды, стоит проверить несколько основных моментов.

Продукт: Все ли стили четко определены?

Количество: Соответствует ли общая сумма размеру и цвету?

Цена: Соответствует ли она последнему согласованному предложению?

Технические характеристики: указан ли правильный технический пакет или спецификация?

Образец: четко ли идентифицирован утвержденный образец?

Изображение: используется ли правильная версия изображения?

Триммер: подтверждены ли этикетки и другие специальные компоненты?

Упаковка: ясны ли требования к упаковке?

Доставка: ясно, относится ли дата к отправке или доставке?

Оплата: Соответствуют ли условия оплаты соглашению?

Если эти моменты ясны, заказ на поставку становится гораздо более полезным, чем просто документ по кредиторской задолженности.

Он становится общей ссылкой для покупателя и поставщика.

Заказ на поставку не обязательно должен содержать все технические детали предмета одежды.

На самом деле, попытка поместить все в один документ может затруднить его использование.

Важно то, чтобы в ЗП четко определялось, что заказывается, что было согласовано и какие сопроводительные документы определяют продукт.

Для индивидуальной одежды эта связь важна.

Цитата объясняет коммерческое соглашение.

Технический пакет описывает продукт.

Утвержденный образец дает каждому физический эталон.

Заказ на поставку объединяет коммерческую сторону заказа.

Когда эти части совпадают, производство имеет гораздо более четкую отправную точку.

А для покупателя, одновременно управляющего несколькими стилями, поставщиками и датами доставки, такая ясность имеет смысл иметь до того, как заказ поступит в производство.