Какво трябва да бъде включено в поръчката за покупка на дрехи?

Поръчката за покупка може да изглежда проста.

Име на продукта. Количество. Цена. Дата на доставка.

Това може да е достатъчно за обикновена вътрешна покупка.

За облекло по поръчка обикновено не е така.

Поръчката на облекло може да включва няколко стила, различни цветове, разбивки по размери, спецификации на тъканите, етикети, изисквания за опаковане, условия за доставка и одобрения, направени по време на разработката.

Ако тези подробности са разпръснати в имейли, съобщения в WhatsApp, електронни таблици и стари примерни коментари, става много по-трудно и за двете страни да знаят точно какво е поръчано.

Ето защо обръщаме внимание на поръчката за покупка, преди да започне производството.

Не защото поръчката трябва да е сложна.

Трябва да е ясно.

Започнете с точните продукти

Първото нещо, което доставчикът трябва да знае, е какво всъщност съдържа поръчката.

PO може да каже:

Мъжка качулка — 1000 бр

Това е начало, но не е достатъчно за поръчка за производство по поръчка.

Може да има три цвята.

Може да има шест размера.

Може да има различни разположения на логото.

Може също да има повече от един стил качулка под едно и също общо име на продукт.

По-добрият PO идентифицира всеки стил поотделно.

Например:

Номерът на стила е особено полезен.

След като поръчката включва няколко продукта, имена като 'черна качулка' или 'премиум тениска' могат да станат объркващи.

Кодът на стила дава на всички една и съща препратка.

Количеството трябва да показва разбивката

Общото количество има значение.

Разбивката е също толкова важна.

Да предположим, че общата поръчка е 1000 тениски.

Това число не казва на доставчика колко бройки трябва да бъдат произведени във всеки размер.

Поръчката обикновено трябва да показва ясно разпределението на размера и цвета.

Например:

Това също дава на доставчика нещо конкретно за проверка спрямо производствения план.

Ако количеството в поръчката не съвпада с количеството, обсъдено в офертата, много по-добре е да разберете това, преди да режете плат.

Цената се нуждае от ясна справка

Единичната цена сама по себе си може да бъде подвеждаща.

За облекло по поръчка доставчикът и купувачът трябва да знаят какво включва тази цена.

Включва ли само основната дреха?

Какво ще кажете за печата?

бродерия?

Тъкани етикети?

Hangtags?

Индивидуални полиетиленови торби?

Специална опаковка?

Тези подробности могат да имат пряк ефект върху крайната цена.

PO не се нуждае непременно от дълъг разходен лист.

Но ако договорената цена включва определени компоненти, тези компоненти трябва да могат да бъдат идентифицирани някъде в документите за поръчката.

Това става особено важно, когато по време на разработката са обсъдени няколко цитата.

Купувачът може да запомни крайната цена.

Доставчикът може да работи по оферта, която включва различен метод на опаковане или декорация.

Поставянето на договорената основа в PO премахва тази несигурност.

Препратка към одобрения образец

За облеклото по поръчка физическата проба често е важна част от споразумението.

Поръчката може да включва проста справка като:

Производство по одобрен образец от [дата], стил HD-01.

Купувачът може също така да има одобрен технически пакет или спецификационен лист.

Важното е и двете страни да знаят коя версия се използва за производство.

Това има значение, защото развитието може да включва промени.

Измерването на ръкава може да е коригирано.

Цветът на тъканта може да се е променил.

Размерът на логото може да е актуализиран.

Етикет може да е сменен.

Ако доставчикът получи няколко версии на един и същи документ, става трудно да се разбере коя е окончателната.

Поръчката трябва да сочи обратно към одобрената версия, вместо да оставя доставчика да гадае.

Платът и цветът не трябва да разчитат само на имената

'Черно.'

'Сиво'

'Тежък памук.'

Тези описания са полезни, но производството по поръчка обикновено се нуждае от повече информация.

Ако конкретна тъкан вече е одобрена, поръчката за поръчка или подкрепящите документи могат да се позовават на нейната спецификация и одобрена мостра на тъкан.

За цвят купувачът може да има референция на Pantone, одобрение от лаборатория или друг договорен стандарт.

Точният метод зависи от продукта.

Важното е съответствието между PO, одобрената проба и производствените документи.

Не трябва да се очаква доставчикът да тълкува името на цвета по различен начин от купувача.

Това е особено важно, когато една поръчка съдържа няколко цвята, които изглеждат сходни на екрана на компютъра.

Подробностите за декорацията са някъде в документите за поръчка

Една дреха може да има бродерия на гърдите, ситопечат на гърба и втъкан етикет отвътре на врата.

Простото написване на 'персонализирано лого' не дава достатъчно информация.

Производственият екип може да се наложи да знае:

• Вид декорация

• Позиция

• Размер

• Препратка към произведения на изкуството

• Брой цветове, където е приложимо

• Конец за бродиране или справка за печат, където е приложимо

• Одобрена версия на произведение на изкуството

Тези подробности могат да се съхраняват в технически пакет или файл с илюстрации, вместо да попълват поръчката с техническа информация.

PO просто трябва да изясни кои документи се прилагат.

Често това е по-чистият начин да се справите.

Етикетите и облицовките са лесни за пренебрегване

Етикетите са малка част от дрехата.

Те все още могат да спрат производството, ако никой не знае коя версия е необходима.

Същото се отнася за шнурове, ципове, копчета, лепенки, етикети и други гарнитури.

Например поръчката на качулка може да изисква:

Основен етикет: одобрен тъкан етикет
Етикет с размери: пришит под основния етикет
Hangtag: прикрепен към етикета за грижа
Drawcord: съответстващ на цвета на тялото

Тези подробности може вече да са обхванати от одобрената проба.

Но ако поръчката се позовава на одобрената проба и поддържащите спецификации, всеки има ясна препратка.

Въпросът не е да поставите всяка инструкция за шиене в поръчката за покупка.

Това е да се уверите, че нищо важно не съществува само в нечия памет.

Опаковката трябва да бъде потвърдена преди производството

Опаковката е друга област, в която предположенията могат да създадат объркване.

Купувачът може да очаква всяка дреха да бъде индивидуално опакована.

Друг купувач може да иска дрехи, опаковани по размер и цвят.

Някои поръчки изискват баркодове, маркировки на кашона, специално сгъване или специфични количества кашон.

Тези изисквания трябва да бъдат съгласувани преди завършване на производството.

Простата поръчка за поръчка може да посочи метода на опаковане и да се позовава на отделна инструкция за опаковане, ако изискванията са подробни.

Например:

Индивидуално опаковане от полиетиленови торби съгласно одобрена спецификация за опаковане.

Това е много по-ясно, отколкото просто да напишете:

Стандартна опаковка.

Няма универсален 'стандарт', който да важи за всеки купувач.

Условията за доставка трябва да бъдат написани ясно

Датата на доставка и срокът за доставка не са едно и също нещо.

За международни поръчки на облекло, ПО трябва да изясни договореното споразумение за доставка.

В зависимост от поръчката това може да включва:

• Адрес за доставка

• Метод на доставка

• Инкотермс

• Необходима дата на изпращане

• Необходима дата на пристигане, ако е приложимо

• Информация за спедитора

• Изисквания за маркиране на кашона

Това е особено важно, когато купувачът планира около датата на пускане на продукт или доставка на дребно.

Доставчикът може да разбира „доставка след 30 дни“ като датата, на която стоките напускат производствената част.

Купувачът може да го разбира като датата на пристигане на стоките в склада.

Това са много различни дати.

Ясната поръчка премахва тази неяснота.

Условията за плащане трябва да съответстват на договора

Поръчката трябва също така да отразява условията за плащане, които са договорени с доставчика.

Например, ако офертата и договорът за продажба посочват депозит и балансово плащане преди изпращане, ПО не трябва да въвежда случайно различни условия.

Това звучи очевидно.

Но поръчките за покупка понякога се изготвят от отдел за доставки, използвайки вътрешен шаблон, докато първоначалната търговска дискусия се случи между друг купувач и доставчик.

Тогава могат да се появят малки несъответствия.

Доставчикът трябва да може да сравни поръчката с договорената оферта или потвърждението за продажба и да види дали търговските условия съвпадат.

Струва си да бъдат изяснени отговорностите за одобрение

Има още един детайл, който може да спести време по време на производството:

Кой е отговорен за окончателното одобрение?

За по-голям купувач може да има екип за закупуване, дизайнер, продуктов мениджър и екип по качеството, участващи в същата поръчка.

Ако един човек одобри цвета, докато друг го постави под въпрос, производството може да стане ненужно сложно.

Не е необходимо PO да обяснява цялата структура на компанията.

Но може да идентифицира основния контакт за закупуване и, когато е необходимо, лицето, отговорно за одобренията на производството.

Това е особено полезно, когато една поръчка има няколко стила.

Дръжте поръчката свързана с останалите документи

Добрата поръчка за облекло рядко е документ, който стои сам.

Обикновено работи заедно с няколко други документа:

Поръчка за покупка
Какво се поръчва и при какви търговски условия.

Оферта/Потвърждение на продажбите
Каква цена и търговски условия бяха договорени.

Технически пакет / спецификационен лист
Как трябва да се направи дрехата.

Одобрена проба
Физическата справка за крайния продукт.

Файлове с произведения на изкуството
Как трябва да се прилагат щампи, бродерия и брандиране.

Инструкции за опаковане
Как трябва да се опаковат и етикетират готовите облекла.

Всеки документ има различна задача.

Проблемът идва, когато документите си противоречат.

Например поръчката казва 1000 броя, докато последната електронна таблица казва 1050.

Файлът с произведение на изкуството има различен размер на логото от одобрения образец.

Офертата включва индивидуална опаковка, но поръчката не я споменава.

Това са ситуации, при които бързата проверка на документи преди производство може да спести много повече време по-късно.

Проста последна проверка преди изпращане на поръчката

Преди да изпратите поръчка за покупка на облекло до доставчика, струва си да проверите няколко основни момента.

Продукт: Всички стилове ясно ли са идентифицирани?

Количество: Общата сума отговаря ли на разбивката по размер и цвят?

Цена: Съвпада ли с последната договорена оферта?

Спецификации: Посочен ли е правилният технически пакет или спецификация?

Проба: Ясно ли е идентифицирана одобрената проба?

Илюстрация: Използва ли се правилната версия на илюстрацията?

Облицовки: Потвърдени ли са етикетите и другите специални компоненти?

Опаковка: Ясни ли са изискванията за опаковка?

Доставка: Ясно ли е дали датата се отнася за пратка или пристигане?

Плащане: Условията за плащане отговарят ли на споразумението?

Ако тези точки са ясни, поръчката става много по-полезна, отколкото просто да бъде документ за дължими сметки.

Той се превръща в споделена референция за купувача и доставчика.

Не е необходимо поръчката за покупка да съдържа всеки технически детайл на дреха.

Всъщност опитът да съберете всичко в един документ може да затрудни използването му.

Това, което има значение, е PO ясно да идентифицира какво се поръчва, какво е договорено и кои подкрепящи документи определят продукта.

За облеклото по поръчка тази връзка е важна.

Офертата обяснява търговския договор.

Техническият пакет обяснява продукта.

Одобрената проба дава на всеки физическа справка.

Поръчката за покупка обединява търговската страна на поръчката.

Когато тези части съвпадат, производството има много по-ясна отправна точка.

А за купувач, който управлява няколко стила, доставчици и дати на доставка едновременно, тази яснота си струва да има, преди поръчката да влезе в производство.