Τι πρέπει να περιλαμβάνεται σε μια εντολή αγοράς ρούχων;

Μια παραγγελία αγοράς μπορεί να φαίνεται απλή.

Όνομα προϊόντος. Ποσότητα. Τιμή. Ημερομηνία παράδοσης.

Αυτό μπορεί να είναι αρκετό για μια απλή εγχώρια αγορά.

Για προσαρμοσμένα ρούχα, συνήθως δεν είναι.

Μια παραγγελία ρούχων μπορεί να περιλαμβάνει πολλά στυλ, διαφορετικά χρώματα, αναλύσεις μεγέθους, προδιαγραφές υφασμάτων, ετικέτες, απαιτήσεις συσκευασίας, όρους αποστολής και εγκρίσεις που έγιναν κατά την ανάπτυξη.

Εάν αυτές οι λεπτομέρειες διαδίδονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνύματα WhatsApp, υπολογιστικά φύλλα και παλιά δείγματα σχολίων, γίνεται πολύ πιο δύσκολο και για τις δύο πλευρές να γνωρίζουν τι ακριβώς έχει παραγγείλει.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο δίνουμε προσοχή στην παραγγελία αγοράς πριν από την έναρξη της παραγωγής.

Όχι επειδή η ΔΠ πρέπει να είναι περίπλοκη.

Πρέπει να είναι ξεκάθαρο.

Ξεκινήστε με τα ακριβή προϊόντα

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να γνωρίζει ένας προμηθευτής είναι τι περιέχει στην πραγματικότητα η παραγγελία.

Ένας PO μπορεί να πει:

Ανδρική κουκούλα — 1.000 τμχ

Αυτό είναι μια αρχή, αλλά δεν αρκεί για μια προσαρμοσμένη παραγγελία παραγωγής.

Μπορεί να υπάρχουν τρία χρώματα.

Μπορεί να υπάρχουν έξι μεγέθη.

Μπορεί να υπάρχουν διαφορετικές τοποθετήσεις λογότυπων.

Μπορεί επίσης να υπάρχουν περισσότερα από ένα στυλ hoodie κάτω από το ίδιο γενικό όνομα προϊόντος.

Ένα καλύτερο PO προσδιορίζει κάθε στυλ ξεχωριστά.

Για παράδειγμα:

Ο αριθμός στυλ είναι ιδιαίτερα χρήσιμος.

Όταν μια παραγγελία έχει πολλά προϊόντα, τα ονόματα όπως 'μαύρο hoodie' ή 'premium μπλουζάκι' μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση.

Ένας κώδικας στυλ δίνει σε όλους την ίδια αναφορά.

Η ποσότητα πρέπει να δείχνει την κατανομή

Σημασία έχει η συνολική ποσότητα.

Η κατανομή έχει εξίσου μεγάλη σημασία.

Ας υποθέσουμε ότι η συνολική παραγγελία είναι 1.000 μπλουζάκια.

Αυτός ο αριθμός δεν λέει στον προμηθευτή πόσα κομμάτια πρέπει να παραχθούν σε κάθε μέγεθος.

Ένα PO θα πρέπει κανονικά να δείχνει καθαρά το μέγεθος και την κατανομή του χρώματος.

Για παράδειγμα:

Αυτό δίνει επίσης στον προμηθευτή κάτι συγκεκριμένο για έλεγχο έναντι του σχεδίου παραγωγής.

Εάν η ποσότητα στο PO δεν ταιριάζει με την ποσότητα που αναφέρεται στην προσφορά, είναι πολύ καλύτερο να το μάθετε πριν κόψετε το ύφασμα.

Η τιμή χρειάζεται σαφή αναφορά

Μια τιμή μονάδας από μόνη της μπορεί να είναι παραπλανητική.

Για προσαρμοσμένα ρούχα, ο προμηθευτής και ο αγοραστής πρέπει να γνωρίζουν τι περιλαμβάνει αυτή η τιμή.

Περιλαμβάνει μόνο το κύριο ένδυμα;

Τι γίνεται με την εκτύπωση;

Κέντημα;

Υφαντές ετικέτες;

Hangtags;

Ατομικές πολυτσάντες;

Ειδική συσκευασία;

Αυτές οι λεπτομέρειες μπορούν να έχουν άμεση επίδραση στην τελική τιμή.

Η ΟΠ δεν χρειάζεται απαραίτητα ένα μεγάλο φύλλο κοστολόγησης.

Αλλά εάν η συμφωνημένη τιμή περιλαμβάνει ορισμένα εξαρτήματα, αυτά τα εξαρτήματα θα πρέπει να είναι αναγνωρίσιμα κάπου στα έγγραφα παραγγελίας.

Αυτό γίνεται ιδιαίτερα σημαντικό όταν έχουν συζητηθεί πολλά αποσπάσματα κατά την ανάπτυξη.

Ένας αγοραστής μπορεί να θυμάται την τελική τιμή.

Ο προμηθευτής μπορεί να εργάζεται από μια προσφορά που περιελάμβανε διαφορετική μέθοδο συσκευασίας ή διακόσμηση.

Η τοποθέτηση της συμφωνημένης βάσης στην ΟΠ αίρει αυτήν την αβεβαιότητα.

Αναφέρετε το εγκεκριμένο δείγμα

Για προσαρμοσμένα ρούχα, το φυσικό δείγμα είναι συχνά σημαντικό μέρος της συμφωνίας.

Μια PO μπορεί να περιλαμβάνει μια απλή αναφορά όπως:

Παραγωγή σύμφωνα με το εγκεκριμένο δείγμα με ημερομηνία [ημερομηνία], στυλ HD-01.

Ο αγοραστής μπορεί επίσης να έχει εγκεκριμένο πακέτο τεχνολογίας ή φύλλο προδιαγραφών.

Το σημαντικό σημείο είναι ότι και οι δύο πλευρές γνωρίζουν ποια έκδοση χρησιμοποιείται για παραγωγή.

Αυτό έχει σημασία γιατί η ανάπτυξη μπορεί να περιλαμβάνει αλλαγές.

Μπορεί να έχει ρυθμιστεί μια μέτρηση χιτωνίου.

Ένα χρώμα υφάσματος μπορεί να έχει αλλάξει.

Ένα μέγεθος λογότυπου μπορεί να έχει ενημερωθεί.

Μπορεί να έχει αντικατασταθεί μια ετικέτα.

Εάν ο προμηθευτής λάβει πολλές εκδόσεις του ίδιου εγγράφου, καθίσταται δύσκολο να γνωρίζουμε ποια είναι τελική.

Μια ΟΠ θα πρέπει να δείχνει πίσω στην εγκεκριμένη έκδοση αντί να αφήνει τον προμηθευτή να μαντέψει.

Το ύφασμα και το χρώμα δεν πρέπει να βασίζονται μόνο σε ονόματα

'Μαύρος.'

'Γκρί.'

'Βαρύ βαμβάκι.'

Αυτές οι περιγραφές είναι χρήσιμες, αλλά η προσαρμοσμένη παραγωγή συνήθως χρειάζεται περισσότερες πληροφορίες.

Εάν ένα συγκεκριμένο ύφασμα έχει ήδη εγκριθεί, η ΟΠ ή τα δικαιολογητικά μπορούν να αναφέρουν τις προδιαγραφές και το εγκεκριμένο δείγμα υφάσματος.

Για το χρώμα, ο αγοραστής μπορεί να έχει μια αναφορά Pantone, έγκριση εμβάπτισης εργαστηρίου ή άλλο συμφωνημένο πρότυπο.

Η ακριβής μέθοδος εξαρτάται από το προϊόν.

Το σημαντικό είναι η συνέπεια μεταξύ της ΟΠ, των εγκεκριμένων δειγμάτων και των εγγράφων παραγωγής.

Δεν θα πρέπει να αναμένεται από έναν προμηθευτή να ερμηνεύσει ένα όνομα χρώματος διαφορετικά από τον αγοραστή.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν μια παραγγελία περιέχει πολλά χρώματα που μοιάζουν με την οθόνη ενός υπολογιστή.

Τα στοιχεία διακόσμησης ανήκουν κάπου στα έγγραφα της παραγγελίας

Ένα ρούχο μπορεί να έχει κέντημα στο στήθος, μεταξοτυπία στην πλάτη και υφαντή ετικέτα μέσα στο λαιμό.

Απλώς γράφοντας 'προσαρμοσμένο λογότυπο' δεν δίνει αρκετές πληροφορίες.

Η ομάδα παραγωγής μπορεί να χρειαστεί να γνωρίζει:

• Τύπος διακόσμησης

• Θέση

• Μέγεθος

• Αναφορά έργων τέχνης

• Αριθμός χρωμάτων, όπου ισχύει

• Κλωστή κεντήματος ή αναφορά εκτύπωσης, όπου ισχύει

• Εγκεκριμένη έκδοση του έργου τέχνης

Αυτές οι λεπτομέρειες μπορούν να διατηρηθούν σε ένα πακέτο τεχνολογίας ή ένα αρχείο γραφικών αντί να συμπληρώνεται η PO με τεχνικές πληροφορίες.

Η ΟΠ πρέπει απλώς να διευκρινίσει ποια έγγραφα ισχύουν.

Αυτός είναι συχνά ο πιο καθαρός τρόπος να το χειριστείς.

Οι ετικέτες και τα τελειώματα είναι εύκολο να παραβλεφθούν

Οι ετικέτες είναι ένα μικρό μέρος του ενδύματος.

Μπορούν ακόμα να αναστείλουν την παραγωγή εάν κανείς δεν ξέρει ποια έκδοση απαιτείται.

Το ίδιο ισχύει για κορδόνια περίσφιξης, φερμουάρ, κουμπιά, patches, hangtags και άλλα τελειώματα.

Για παράδειγμα, μια παραγγελία με κουκούλα μπορεί να απαιτεί:

Κύρια ετικέτα: εγκεκριμένη υφασμένη ετικέτα
Ετικέτα μεγέθους: ραμμένη κάτω από την κύρια ετικέτα
Ετικέτα: προσαρτημένη στην ετικέτα περιποίησης
Drawcord: ταιριαστό χρώμα σώματος

Αυτές οι λεπτομέρειες ενδέχεται να καλύπτονται ήδη από το εγκεκριμένο δείγμα.

Αλλά αν η ΔΠ αναφέρεται στο εγκεκριμένο δείγμα και στις υποστηρικτικές προδιαγραφές, όλοι έχουν μια σαφή αναφορά.

Το θέμα δεν είναι να βάλετε κάθε οδηγία ραπτικής στην παραγγελία.

Είναι να βεβαιωθείτε ότι τίποτα σημαντικό δεν υπάρχει μόνο στη μνήμη κάποιου.

Η συσκευασία πρέπει να επιβεβαιωθεί πριν από την παραγωγή

Η συσκευασία είναι ένας άλλος τομέας όπου οι υποθέσεις μπορούν να δημιουργήσουν σύγχυση.

Ένας αγοραστής μπορεί να περιμένει ότι κάθε ρούχο θα συσκευαστεί ξεχωριστά.

Ένας άλλος αγοραστής μπορεί να θέλει ρούχα συσκευασμένα ανά μέγεθος και χρώμα.

Ορισμένες παραγγελίες απαιτούν γραμμωτούς κώδικες, σήματα χαρτοκιβωτίων, ειδική αναδίπλωση ή συγκεκριμένες ποσότητες χαρτοκιβωτίων.

Αυτές οι απαιτήσεις θα πρέπει να συμφωνηθούν πριν ολοκληρωθεί η παραγωγή.

Ένα απλό PO μπορεί να αναφέρει τη μέθοδο συσκευασίας και να ανατρέξει σε ξεχωριστή οδηγία συσκευασίας εάν οι απαιτήσεις είναι λεπτομερείς.

Για παράδειγμα:

Ατομική συσκευασία polybag σύμφωνα με τις εγκεκριμένες προδιαγραφές συσκευασίας.

Αυτό είναι πολύ πιο ξεκάθαρο από το να γράφεις απλά:

Τυπική συσκευασία.

Δεν υπάρχει καθολικό 'πρότυπο' που να ισχύει για κάθε αγοραστή.

Οι όροι παράδοσης πρέπει να είναι γραμμένοι με σαφήνεια

Η ημερομηνία παράδοσης και ο όρος αποστολής δεν είναι το ίδιο πράγμα.

Για διεθνείς παραγγελίες ένδυσης, η ΟΠ θα πρέπει να καταστήσει σαφή τη συμφωνημένη συμφωνία παράδοσης.

Ανάλογα με την παραγγελία, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Διεύθυνση παράδοσης

• Τρόπος αποστολής

• Incoterm

• Απαιτούμενη ημερομηνία αποστολής

• Απαιτούμενη ημερομηνία άφιξης, εάν υπάρχει

• Πληροφορίες αποστολέα

• Απαιτήσεις σήμανσης χαρτοκιβωτίων

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν ο αγοραστής σχεδιάζει την ημερομηνία κυκλοφορίας του προϊόντος ή την ημερομηνία παράδοσης λιανικής.

Ένας προμηθευτής μπορεί να κατανοήσει την «παράδοση σε 30 ημέρες» ως την ημερομηνία που τα αγαθά φεύγουν από την πλευρά της παραγωγής.

Ο αγοραστής μπορεί να το καταλάβει ως την ημερομηνία άφιξης των εμπορευμάτων στην αποθήκη.

Είναι πολύ διαφορετικές ημερομηνίες.

Μια σαφής PO αφαιρεί αυτή την ασάφεια.

Οι όροι πληρωμής θα πρέπει να ταιριάζουν με τη συμφωνία

Η ΟΠ θα πρέπει επίσης να αντικατοπτρίζει τους όρους πληρωμής που συμφωνήθηκαν με τον προμηθευτή.

Για παράδειγμα, εάν η προσφορά και η συμφωνία πώλησης καθορίζουν μια κατάθεση και πληρωμή υπολοίπου πριν από την αποστολή, η ΟΠ δεν θα πρέπει να εισάγει διαφορετικούς όρους κατά λάθος.

Αυτό ακούγεται προφανές.

Ωστόσο, μερικές φορές οι εντολές αγοράς προετοιμάζονται από ένα τμήμα προμηθειών χρησιμοποιώντας ένα εσωτερικό πρότυπο, ενώ η αρχική εμπορική συζήτηση έγινε μεταξύ ενός άλλου αγοραστή και του προμηθευτή.

Τότε είναι που μπορεί να εμφανιστούν μικρές ασυνέπειες.

Ο προμηθευτής θα πρέπει να μπορεί να συγκρίνει την PO με τη συμφωνημένη προσφορά ή την επιβεβαίωση πωλήσεων και να δει ότι οι εμπορικοί όροι ταιριάζουν.

Αξίζει να διευκρινιστούν οι ευθύνες έγκρισης

Υπάρχει μια άλλη λεπτομέρεια που μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο κατά την παραγωγή:

Ποιος είναι υπεύθυνος για την τελική έγκριση;

Για έναν μεγαλύτερο αγοραστή, μπορεί να υπάρχει ομάδα αγορών, σχεδιαστής, διευθυντής προϊόντων και ομάδα ποιότητας που συμμετέχουν στην ίδια παραγγελία.

Εάν ένα άτομο εγκρίνει το χρώμα ενώ ένα άλλο άτομο το αμφισβητεί αργότερα, η παραγωγή μπορεί να γίνει άσκοπα περίπλοκη.

Η ΔΠ δεν χρειάζεται να εξηγήσει ολόκληρη τη δομή της εταιρείας.

Μπορεί όμως να προσδιορίσει την κύρια επαφή αγοράς και, όπου χρειάζεται, τον υπεύθυνο για τις εγκρίσεις παραγωγής.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν μια παραγγελία έχει πολλά στυλ.

Διατηρήστε το PO συνδεδεμένο με τα υπόλοιπα έγγραφα

Ένα καλό PO ένδυσης είναι σπάνια ένα έγγραφο που στέκεται μόνο του.

Συνήθως λειτουργεί μαζί με πολλά άλλα έγγραφα:

Εντολή αγοράς
Τι παραγγέλνεται και με ποιους εμπορικούς όρους.

Προσφορά / Επιβεβαίωση Πωλήσεων
Ποια τιμή και εμπορικοί όροι συμφωνήθηκαν.

Τεχνικό Πακέτο / Φύλλο Προδιαγραφών
Πώς πρέπει να κατασκευαστεί το ένδυμα.

Εγκεκριμένο δείγμα
Η φυσική αναφορά για το τελικό προϊόν.

Αρχεία έργων τέχνης
Πώς πρέπει να εφαρμόζονται οι εκτυπώσεις, τα κεντήματα και η επωνυμία.

Οδηγίες συσκευασίας
Πώς πρέπει να συσκευάζονται και να επισημαίνονται τα τελειωμένα ενδύματα.

Κάθε έγγραφο έχει διαφορετική εργασία.

Το πρόβλημα προκύπτει όταν τα έγγραφα έρχονται σε αντίθεση μεταξύ τους.

Για παράδειγμα, το PO λέει 1.000 κομμάτια, ενώ το τελευταίο υπολογιστικό φύλλο λέει 1.050.

Το αρχείο γραφικών έχει διαφορετικό μέγεθος λογότυπου από το εγκεκριμένο δείγμα.

Η προσφορά περιλαμβάνει ατομική συσκευασία, αλλά η ΟΠ δεν το αναφέρει.

Αυτές είναι οι περιπτώσεις όπου ένας γρήγορος έλεγχος εγγράφων πριν από την παραγωγή μπορεί να εξοικονομήσει πολύ περισσότερο χρόνο αργότερα.

Ένας απλός τελικός έλεγχος πριν την αποστολή της ΔΠ

Πριν στείλετε μια παραγγελία αγοράς ρούχων στον προμηθευτή, αξίζει να ελέγξετε μερικά βασικά σημεία.

Προϊόν: Όλα τα στυλ προσδιορίζονται σαφώς;

Ποσότητα: Το σύνολο ταιριάζει με το μέγεθος και την κατανομή χρώματος;

Τιμή: Ταιριάζει με την τελευταία συμφωνημένη προσφορά;

Προδιαγραφές: Αναφέρεται το σωστό πακέτο τεχνολογίας ή η σωστή προδιαγραφή;

Δείγμα: Το εγκεκριμένο δείγμα προσδιορίζεται σαφώς;

Έργο τέχνης: Χρησιμοποιείται η σωστή έκδοση του έργου τέχνης;

Περικοπή: Επιβεβαιώνονται οι ετικέτες και άλλα ειδικά εξαρτήματα;

Συσκευασία: Είναι σαφείς οι απαιτήσεις συσκευασίας;

Παράδοση: Είναι σαφές αν η ημερομηνία αναφέρεται σε αποστολή ή άφιξη;

Πληρωμή: Οι όροι πληρωμής ταιριάζουν με τη συμφωνία;

Εάν αυτά τα σημεία είναι ξεκάθαρα, η ΟΠ γίνεται πολύ πιο χρήσιμη από το να είναι απλώς ένα έγγραφο για πληρωτέους λογαριασμούς.

Γίνεται μια κοινή αναφορά για τον αγοραστή και τον προμηθευτή.

Μια παραγγελία αγοράς δεν χρειάζεται να περιέχει κάθε τεχνική λεπτομέρεια ενός ενδύματος.

Στην πραγματικότητα, η προσπάθεια να τοποθετήσετε τα πάντα σε ένα έγγραφο μπορεί να κάνει πιο δύσκολη τη χρήση του.

Αυτό που έχει σημασία είναι ότι η ΟΠ προσδιορίζει με σαφήνεια τι παραγγέλνεται, τι έχει συμφωνηθεί και ποια δικαιολογητικά ορίζουν το προϊόν.

Για προσαρμοσμένα ρούχα, αυτή η σύνδεση είναι σημαντική.

Η προσφορά εξηγεί την εμπορική συμφωνία.

Το πακέτο τεχνολογίας εξηγεί το προϊόν.

Το εγκεκριμένο δείγμα παρέχει σε όλους μια φυσική αναφορά.

Η εντολή αγοράς συγκεντρώνει την εμπορική πλευρά της παραγγελίας.

Όταν αυτά τα κομμάτια ταιριάζουν, η παραγωγή έχει ένα πολύ πιο ξεκάθαρο σημείο εκκίνησης.

Και για έναν αγοραστή που διαχειρίζεται πολλά στυλ, προμηθευτές και ημερομηνίες παράδοσης ταυτόχρονα, αυτή η σαφήνεια αξίζει να έχει πριν η παραγγελία μπει στην παραγωγή.