Mitä vaatteiden ostotilaukseen pitäisi sisällyttää?

Ostotilaus voi näyttää yksinkertaiselta.

Tuotteen nimi. Määrä. Hinta. Toimituspäivämäärä.

Se saattaa riittää yksinkertaiseen kotimaiseen ostokseen.

Räätälöityjen vaatteiden kohdalla se ei yleensä ole.

Vaatetilaus voi sisältää useita tyylejä, eri värejä, kokojakaumia, kangasmäärityksiä, etikettejä, pakkausvaatimuksia, toimitusehtoja ja kehitysvaiheessa tehtyjä hyväksyntöjä.

Jos nämä tiedot leviävät sähköposteihin, WhatsApp-viesteihin, laskentataulukoihin ja vanhoihin esimerkkikommentteihin, molempien osapuolten on paljon vaikeampaa tietää tarkalleen, mitä on tilattu.

Tästä syystä kiinnitämme huomiota ostotilaukseen ennen tuotannon aloittamista.

Ei siksi, että PO:n on oltava monimutkainen.

Sen on oltava selkeä.

Aloita tarkasta tuotteista

Ensimmäinen asia, jonka toimittajan on tiedettävä, on mitä tilaus todella sisältää.

PO voisi sanoa:

Miesten huppari - 1000 kpl

Se on alku, mutta se ei riitä mukautettuun tuotantotilaukseen.

Väriä voi olla kolme.

Kokoja voi olla kuusi.

Logon sijoittelut voivat olla erilaisia.

Saman yleisen tuotenimen alla voi myös olla useampi kuin yksi hupparityyli.

Parempi PO tunnistaa jokaisen tyylin erikseen.

Esimerkiksi:

Tyylinumero on erityisen hyödyllinen.

Kun tilauksessa on useita tuotteita, nimistä, kuten 'musta huppari' tai 'premium T-paita', voi tulla hämmentävää.

Tyylikoodi antaa kaikille saman viittauksen.

Määrän tulee näyttää erittely

Kokonaismäärällä on väliä.

Häiriöllä on yhtä paljon merkitystä.

Oletetaan, että tilauksen kokonaismäärä on 1 000 T-paitaa.

Tämä numero ei kerro toimittajalle, kuinka monta kappaletta kussakin koossa tulisi valmistaa.

PO:n tulee yleensä näyttää koko- ja värijakauma selkeästi.

Esimerkiksi:

Tämä antaa myös toimittajalle jotain konkreettista, jota voi verrata tuotantosuunnitelmaan.

Jos PO:ssa oleva määrä ei vastaa tarjouksessa mainittua määrää, on paljon parempi selvittää se ennen kankaan leikkaamista.

Hinta vaatii selkeän viittauksen

Yksikköhinta itsessään voi olla harhaanjohtava.

Räätälöityjen vaatteiden toimittajan ja ostajan tulee tietää, mitä hinta sisältää.

Sisältääkö se vain päävaatteen?

Entä tulostaminen?

Kirjonta?

Kudotut etiketit?

Hangtagit?

Yksittäiset polybags?

Erikoispakkaus?

Näillä yksityiskohdilla voi olla suora vaikutus lopulliseen hintaan.

PO ei välttämättä tarvitse pitkää kustannuslaskentataulukkoa.

Mutta jos sovittu hinta sisältää tiettyjä komponentteja, niiden tulee olla tunnistettavissa jostain tilausasiakirjoista.

Tämä tulee erityisen tärkeäksi, kun kehittämisen aikana on keskusteltu useista lainauksista.

Ostaja saattaa muistaa lopullisen hinnan.

Toimittaja saattaa työskennellä tarjouksesta, joka sisälsi erilaisen pakkaustavan tai koristelun.

Sovitun perustan asettaminen PO:lle poistaa tämän epävarmuuden.

Viittaa hyväksyttyyn näytteeseen

Tilausvaatteissa fyysinen näyte on usein tärkeä osa sopimusta.

PO voi sisältää yksinkertaisen viittauksen, kuten:

Tuotanto hyväksytyn näytteen mukaan, joka on päivätty [päivämäärä], tyyli HD-01.

Ostajalla voi myös olla hyväksytty tekninen pakkaus tai spesifikaatiolomake.

Tärkeintä on, että molemmat osapuolet tietävät, mitä versiota tuotannossa käytetään.

Tällä on merkitystä, koska kehitys voi sisältää muutoksia.

Hihan mittaa on saatettu säätää.

Kankaan väri on voinut muuttua.

Logon koko on ehkä päivitetty.

Tarra on ehkä vaihdettu.

Jos toimittaja saa useita versioita samasta asiakirjasta, on vaikea tietää, mikä niistä on lopullinen.

Tilaajan tulee osoittaa takaisin hyväksyttyyn versioon sen sijaan, että jättäisi toimittajan arvattavaksi.

Kankaan ja värin ei pitäisi perustua vain nimiin

'Musta.'

'Harmaa.'

'Raskaa puuvillaa.'

Nämä kuvaukset ovat hyödyllisiä, mutta räätälöity tuotanto vaatii yleensä lisätietoja.

Jos tietty kangas on jo hyväksytty, PO tai tukiasiakirjat voivat viitata sen spesifikaatioon ja hyväksyttyyn kangasmalliin.

Värin osalta ostajalla voi olla Pantone-viite, laboratoriovesihyväksyntä tai muu sovittu standardi.

Tarkka menetelmä riippuu tuotteesta.

Tärkeintä on johdonmukaisuus PO:n, hyväksytyn näytteen ja tuotantoasiakirjojen välillä.

Toimittajan ei pitäisi odottaa tulkitsevan värin nimeä eri tavalla kuin ostaja.

Tämä on erityisen tärkeää, kun tilaus sisältää useita värejä, jotka näyttävät samanlaisilta tietokoneen näytöllä.

Sisustustiedot ovat jossain tilausasiakirjoissa

Vaatteessa voi olla brodeeraus rinnassa, silkkipainatus selässä ja kudottu etiketti kaulan sisällä.

Pelkästään 'muokatun logon' kirjoittaminen ei anna tarpeeksi tietoa.

Tuotantotiimin täytyy ehkä tietää:

• Sisustustyyppi

• asema

• Koko

• Taideteosviittaus

• Värien lukumäärä tarvittaessa

• Tarvittaessa kirjontalanka tai painatusviite

• Hyväksytty taideversio

Nämä tiedot voidaan säilyttää teknisessä paketissa tai kuvitustiedostossa sen sijaan, että täytät ostotilauksen teknisillä tiedoilla.

PO:n on vain tehtävä selväksi, mitä asiakirjoja sovelletaan.

Se on usein puhtaampi tapa käsitellä sitä.

Tarrat ja koristeet on helppo jättää huomiotta

Etiketit ovat pieni osa vaatteesta.

He voivat silti lykätä tuotantoa, jos kukaan ei tiedä, mikä versio vaaditaan.

Sama koskee kiristysnauhoja, vetoketjuja, nappeja, paikkamerkkejä, ripustuslappuja ja muita koristeita.

Esimerkiksi hupparin tilaus voi edellyttää:

Päätarra: hyväksytty kudottu etiketti
Kokolappu: ommeltu päätarran alle
Hangtag: kiinnitetty hoitotarraan
Kiristysnyöri: vastaava rungon väri

Hyväksytty näyte saattaa jo kattaa nämä tiedot.

Mutta jos PO viittaa hyväksyttyyn näytteeseen ja sitä tukeviin eritelmiin, kaikilla on selkeä viittaus.

Tarkoitus ei ole laittaa jokaista ompeluohjetta ostotilaukseen.

Se on varmistaa, ettei mitään tärkeää ole olemassa vain jonkun muistissa.

Pakkaus tulee vahvistaa ennen tuotantoa

Pakkaus on toinen alue, jossa oletukset voivat aiheuttaa sekaannusta.

Ostaja voi odottaa, että jokainen vaate on pakattu yksitellen.

Toinen ostaja saattaa haluta vaatteita pakattuna koon ja värin mukaan.

Jotkin tilaukset vaativat viivakoodit, laatikon merkit, erikoistaitto- tai tietyt kartonkimäärät.

Näistä vaatimuksista tulee sopia ennen tuotannon päättymistä.

Yksinkertainen PO voi ilmoittaa pakkaustavan ja viitata erilliseen pakkausohjeeseen, jos vaatimukset ovat yksityiskohtaiset.

Esimerkiksi:

Yksilöllinen polybag-pakkaus hyväksyttyjen pakkauserittelyjen mukaisesti.

Se on paljon selkeämpää kuin pelkkä kirjoittaminen:

Vakiopakkaus.

Ei ole olemassa universaalia 'standardia', joka soveltuisi jokaiseen ostajaan.

Toimitusehdot tulee kirjoittaa selkeästi

Toimituspäivä ja toimitusaika eivät ole sama asia.

Kansainvälisten vaatetilausten osalta PO:n tulee tehdä sovittu toimitusjärjestely selväksi.

Tilauksesta riippuen tähän voi kuulua:

• Toimitusosoite

• Toimitustapa

• Incoterm

• Vaadittu toimituspäivämäärä

• Vaadittu saapumispäivä, jos sellainen on

• Huolitsijan tiedot

• Pakkauksen merkintävaatimukset

Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun ostaja suunnittelee tuotteen julkaisua tai vähittäismyyntipäivää.

Toimittaja voi ymmärtää 'toimitus 30 päivässä' päivämääränä, jolloin tavarat lähtevät tuotantopuolelta.

Ostaja voi ymmärtää sen päivämääränä, jolloin tavara saapuu varastoon.

Ne ovat hyvin erilaisia ​​​​päivämääriä.

Selkeä ostoilmoitus poistaa tämän epäselvyyden.

Maksuehtojen tulee vastata sopimusta

PO:ssa tulee myös näkyä toimittajan kanssa sovitut maksuehdot.

Jos esimerkiksi tarjous- ja myyntisopimuksessa määrätään talletus ja saldomaksu ennen lähetystä, PO:n ei pitäisi ottaa käyttöön erilaisia ​​ehtoja vahingossa.

Tämä kuulostaa itsestään selvältä.

Mutta joskus hankintaosasto valmistelee ostotilaukset käyttämällä sisäistä mallia, kun taas alkuperäinen kaupallinen keskustelu tapahtui toisen ostajan ja toimittajan välillä.

Silloin voi ilmaantua pieniä epäjohdonmukaisuuksia.

Toimittajan tulee pystyä vertaamaan ostopyyntöä sovittuun tarjoukseen tai myyntivahvistukseen ja katsomaan, että kaupalliset ehdot vastaavat.

Hyväksyntävastuut kannattaa tehdä selväksi

On toinen yksityiskohta, joka voi säästää aikaa tuotannon aikana:

Kuka on vastuussa lopullisesta hyväksynnästä?

Suuremmalla ostajalla voi olla ostotiimi, suunnittelija, tuotepäällikkö ja laatutiimi mukana samassa tilauksessa.

Jos yksi henkilö hyväksyy värin, kun taas toinen henkilö myöhemmin kyseenalaistaa sen, tuotannosta voi tulla tarpeettoman monimutkaista.

PO:n ei tarvitse selittää koko yritysrakennetta.

Mutta se voi tunnistaa pääasiallisen ostokontaktin ja tarvittaessa tuotannon hyväksynnistä vastaavan henkilön.

Tämä on erityisen hyödyllistä, kun tilauksessa on useita tyylejä.

Pidä PO kytkettynä muihin asiakirjoihin

Hyvä vaatemyynti on harvoin asiakirja, joka on itsenäinen.

Se toimii yleensä yhdessä useiden muiden asiakirjojen kanssa:

Ostotilaus
Mitä tilataan ja millä kaupallisilla ehdoilla.

Tarjous / Myyntivahvistus
Mikä hinta ja kaupalliset ehdot sovittiin.

Tekninen pakkaus / Tekniset tiedot
Vaatteen valmistustapa.

Hyväksytty näyte
Valmiin tuotteen fyysinen viite.

Kuvitustiedostot
Tulosteiden, kirjonta ja brändäyksen käyttäminen.

Pakkausohjeet
Kuinka valmiit vaatteet tulee pakata ja merkitä.

Jokaisella asiakirjalla on erilainen tehtävä.

Ongelma syntyy, kun asiakirjat ovat ristiriidassa keskenään.

Esimerkiksi PO sanoo 1 000 kappaletta, kun taas uusimmassa laskentataulukossa lukee 1 050.

Taidetiedostossa on eri logokoko kuin hyväksytyssä näytteessä.

Tarjous sisältää yksittäiset pakkaukset, mutta PO ei mainitse sitä.

Nämä ovat tilanteita, joissa nopea asiakirjojen tarkistus ennen tuotantoa voi säästää paljon enemmän aikaa myöhemmin.

Yksinkertainen lopputarkastus ennen ostotilauksen lähettämistä

Ennen vaatteiden ostotilauksen lähettämistä toimittajalle kannattaa tarkistaa muutama perusasia.

Tuote: Ovatko kaikki tyylit tunnistettu selvästi?

Määrä: Vastaako kokonaismäärä koko- ja värierittelyä?

Hinta: Vastaako se viimeisintä sovittua tarjousta?

Tekniset tiedot: Viitataanko oikeaan tekniikkapakettiin tai spesifikaatioon?

Näyte: Onko hyväksytty näyte selvästi tunnistettu?

Taideteos: Onko käytössä oikea kuvitusversio?

Leikkaukset: Onko tarrat ja muut erikoiskomponentit vahvistettu?

Pakkaus: Ovatko pakkausvaatimukset selvät?

Toimitus: Onko selvää, viittaako päivämäärä lähetykseen vai saapumiseen?

Maksu: Vastaavatko maksuehdot sopimusta?

Jos nämä kohdat ovat selkeitä, ostotilauksesta tulee paljon hyödyllisempää kuin pelkkä ostovelkojen asiakirja.

Siitä tulee ostajan ja toimittajan yhteinen viite.

Ostotilauksen ei tarvitse sisältää kaikkia vaatteen teknisiä yksityiskohtia.

Itse asiassa kaiken yhdistäminen yhteen asiakirjaan voi vaikeuttaa sen käyttöä.

Tärkeää on, että PO tunnistaa selvästi, mitä tilataan, mistä on sovittu ja mitkä asiakirjat määrittelevät tuotteen.

Räätälöityjen vaatteiden kohdalla tämä yhteys on tärkeä.

Lainaus selittää kaupallisen sopimuksen.

Tekninen pakkaus selittää tuotteen.

Hyväksytty näyte antaa kaikille fyysisen referenssin.

Ostotilaus yhdistää tilauksen kaupallisen puolen.

Kun nämä kappaleet sopivat yhteen, tuotannossa on paljon selkeämpi lähtökohta.

Ja ostajalle, joka hallitsee useita tyylejä, toimittajia ja toimituspäiviä samanaikaisesti, tämä selkeys kannattaa ennen kuin tilaus siirtyy tuotantoon.