Що повинно бути включено в замовлення на купівлю одягу?

Замовлення може виглядати просто.

Назва продукту. Кількість. Ціна. Дата доставки.

Цього може бути достатньо для простої внутрішньої покупки.

Для одягу на замовлення зазвичай це не так.

Замовлення одягу може включати кілька стилів, різних кольорів, розмірів, специфікацій тканини, етикеток, вимог до упаковки, умов доставки та схвалень, зроблених під час розробки.

Якщо ці деталі розподіляються по електронних листах, повідомленнях WhatsApp, електронних таблицях і старих зразках коментарів, обом сторонам стає набагато важче точно знати, що було замовлено.

Ось чому ми звертаємо увагу на замовлення на закупівлю перед початком виробництва.

Не тому, що замовлення на замовлення має бути складним.

Це має бути чітко.

Почніть із точних продуктів

Перше, що повинен знати постачальник, це те, що насправді містить замовлення.

У ЗП може бути написано:

Толстовка чоловіча — 1000 шт

Це початок, але цього недостатньо для індивідуального замовлення виробництва.

Може бути трьох кольорів.

Розмірів може бути шість.

Можуть бути різні розташування логотипу.

Під однією загальною назвою продукту також може бути більше одного стилю худі.

Кращий PO визначає кожен стиль окремо.

Наприклад:

Особливо корисним є номер стилю.

Якщо в замовленні є кілька продуктів, такі назви, як 'чорна толстовка' або 'преміальна футболка', можуть заплутати.

Код стилю дає всім однакове посилання.

Кількість має показувати розбивку

Загальна кількість має значення.

Поломка має таке ж значення.

Припустимо, загальне замовлення становить 1000 футболок.

Це число не говорить постачальнику, скільки одиниць потрібно виготовити кожного розміру.

Зазвичай на замовлення на замовлення має бути чітко вказано розмір і колір.

Наприклад:

Це також дає постачальнику щось конкретне для перевірки щодо плану виробництва.

Якщо кількість у ЗП не відповідає кількості, зазначеній у пропозиції, краще з’ясувати це перед розкроєм тканини.

Ціна потребує чіткого посилання

Ціна за одиницю сама по собі може вводити в оману.

Що стосується одягу на замовлення, постачальник і покупець повинні знати, що включає ціна.

Чи включає в себе лише основний одяг?

А як щодо друку?

Вишивка?

Ткані етикетки?

Теги?

Індивідуальні поліетиленові пакети?

Спеціальна упаковка?

Ці деталі можуть мати прямий вплив на кінцеву ціну.

Для ЗП не обов’язково потрібен довгий аркуш калькуляції.

Але якщо узгоджена ціна включає певні компоненти, ці компоненти мають бути ідентифіковані десь у документах замовлення.

Це стає особливо важливим, коли під час розробки обговорювалося декілька цитат.

Покупець може згадати остаточну ціну.

Постачальник може працювати за пропозицією, яка містить інший спосіб упаковки або оформлення.

Внесення узгодженої основи в ЗП усуває цю невизначеність.

Посилання на затверджений зразок

Для індивідуального одягу фізичний зразок часто є важливою частиною угоди.

Заявка на замовлення може містити просте посилання, наприклад:

Виготовлення за затвердженим зразком від [дата], стиль HD-01.

Покупець також може мати затверджений технічний пакет або специфікацію.

Важливо, щоб обидві сторони знали, яка версія використовується для виробництва.

Це важливо, оскільки розвиток може передбачати зміни.

Можливо, було скориговано розмір рукава.

Можливо, змінився колір тканини.

Можливо, розмір логотипа оновлено.

Можливо, ярлик було замінено.

Якщо постачальник отримує кілька версій одного документа, стає важко визначити, яка з них остаточна.

ЗП має вказувати на затверджену версію, а не залишати постачальника здогадуватися.

Тканина і колір не повинні покладатися тільки на імена

'Чорний'

'Сірий'.

'Важка бавовна'

Ці описи корисні, але виготовлення на замовлення зазвичай потребує додаткової інформації.

Якщо конкретну тканину вже схвалено, у ЗП або супровідних документах можуть бути посилання на її специфікацію та затверджений зразок тканини.

Що стосується кольору, покупець може мати довідку Pantone, схвалення лабораторного занурення або інший узгоджений стандарт.

Точний спосіб залежить від продукту.

Важливим є узгодженість між ПЗ, затвердженим зразком і документами виробництва.

Не слід очікувати, що постачальник тлумачить назву кольору інакше, ніж покупець.

Це особливо важливо, коли замовлення містить кілька кольорів, схожих на екрані комп’ютера.

Деталі декору є десь у документах замовлення

Одяг може мати вишивку на грудях, трафаретний друк на спині та ткану етикетку всередині горловини.

Просте написання 'власний логотип' не дає достатньо інформації.

Виробничій команді може знадобитися знати:

• Вид декору

• Позиція

• Розмір

• Посилання на художній твір

• Кількість кольорів, де це можливо

• Нитка для вишивання або принт, якщо це можливо

• Затверджена версія ілюстрації

Ці деталі можна зберігати в технічному пакеті або файлі ілюстрації замість того, щоб заповнювати замовлення на замовлення технічною інформацією.

Замовнику потрібно просто вказати, які документи застосовуються.

Часто це чистіший спосіб вирішення проблеми.

Ярлики та декоративні елементи легко не помітити

Ярлики – це невелика частина одягу.

Вони можуть призупинити виробництво, якщо ніхто не знає, яка версія потрібна.

Те саме стосується шнурків, блискавок, ґудзиків, нашивок, ярликів та інших елементів обробки.

Наприклад, для замовлення толстовки може знадобитися:

Основна етикетка: схвалена плетена етикетка
розміру: пришита під основною етикеткою
Hangtag: прикріплена до етикетки догляду
Drawcord: відповідний колір тіла

Ці деталі можуть бути вже охоплені затвердженим зразком.

Але якщо в ЗП посилається на затверджений зразок і супровідні специфікації, кожен має чітке посилання.

Справа не в тому, щоб розмістити кожну інструкцію з шиття в замовленні.

Це для того, щоб нічого важливого не було лише в чиїйсь пам’яті.

Упаковка повинна бути підтверджена перед виготовленням

Упаковка — ще одна сфера, де припущення можуть викликати плутанину.

Покупець може очікувати, що кожен предмет одягу буде окремо упакований.

Інший покупець може забажати одяг, упакований за розміром і кольором.

Для деяких замовлень потрібні штрих-коди, позначки на коробці, спеціальне складання або певна кількість коробки.

Ці вимоги повинні бути погоджені до завершення виробництва.

У простому замовлення на замовлення можна вказати метод пакування та посилатися на окрему інструкцію з пакування, якщо вимоги детально описані.

Наприклад:

Індивідуальне пакування поліетиленовим пакетом відповідно до затвердженої специфікації пакування.

Це набагато зрозуміліше, ніж просто написати:

Стандартна упаковка.

Універсального 'стандарту' для кожного покупця не існує.

Умови доставки повинні бути чітко прописані

Дата доставки та термін доставки – це не одне й те саме.

Для міжнародних замовлень одягу ПП повинен чітко вказати узгоджену схему доставки.

Залежно від замовлення це може включати:

• Адреса доставки

• Спосіб доставки

• Інкотермс

• Необхідна дата відправлення

• Необхідна дата прибуття, якщо є

• Інформація про експедитора

• Вимоги до маркування картону

Це особливо важливо, коли покупець планує запуск продукту або дату роздрібної доставки.

Постачальник може розуміти «доставку через 30 днів» як дату, коли товари залишають виробництво.

Покупець може розуміти це як дату надходження товару на склад.

Це дуже різні дати.

Чітке замовлення на замовлення усуває цю двозначність.

Умови оплати повинні відповідати договору

У ЗП також мають бути відображені умови оплати, узгоджені з постачальником.

Наприклад, якщо в комерційній пропозиції та договорі купівлі-продажу вказано депозит і платіж залишку перед відправленням, ЗП не повинен випадково вводити різні умови.

Це звучить очевидно.

Але замовлення на купівлю іноді готуються відділом закупівель за внутрішнім шаблоном, тоді як первинне комерційне обговорення відбувалося між іншим покупцем і постачальником.

Саме тоді можуть виникнути невеликі невідповідності.

Постачальник повинен мати можливість порівняти замовлення на замовлення з узгодженою пропозицією або підтвердженням продажу та переконатися, що комерційні умови збігаються.

Варто чітко визначити обов’язки щодо затвердження

Є ще одна деталь, яка може заощадити час при виготовленні:

Хто відповідає за остаточне затвердження?

Для більшого покупця в одному замовленні може бути задіяна група закупівель, дизайнер, менеджер із продукції та команда якості.

Якщо одна особа схвалює колір, а інша особа пізніше ставить його під сумнів, виробництво може стати невиправдано складним.

ПП не потрібно пояснювати всю структуру компанії.

Але він може визначити основну контактну особу із закупівель і, якщо необхідно, особу, відповідальну за схвалення виробництва.

Це особливо корисно, коли замовлення містить кілька стилів.

Тримайте замовлення на замовлення пов’язаним з рештою документів

Гарна заявка на замовлення одягу рідко є самостійним документом.

Зазвичай він працює разом з кількома іншими документами:

Замовлення на купівлю
Що замовляється та на яких комерційних умовах.

Пропозиція/Підтвердження продажу
Яка ціна та комерційні умови були узгоджені.

Технічний пакет / Специфікація
Як має бути виготовлений одяг.

Затверджений зразок
Фізичний орієнтир для готового продукту.

Файли ілюстрацій
Як наносити принти, вишивку та брендування.

Інструкції з пакування
Як упаковувати та маркувати готовий одяг.

Кожен документ має інше завдання.

Проблема виникає, коли документи суперечать один одному.

Наприклад, у замовлення на замовлення вказано 1000 штук, а в останній електронній таблиці – 1050.

Розмір логотипа файлу ілюстрації відрізняється від затвердженого зразка.

Цінова пропозиція включає індивідуальне пакування, але в ЗП про це не згадується.

Це ситуації, коли швидка перевірка документів перед виготовленням може заощадити набагато більше часу пізніше.

Проста остаточна перевірка перед відправкою замовлення на замовлення

Перш ніж відправити замовлення на одяг постачальнику, варто перевірити кілька основних моментів.

Продукт: чи всі стилі чітко визначені?

Кількість: чи відповідає загальна сума розбивці за розміром і кольором?

Ціна: чи відповідає вона останній погодженій пропозиції?

Специфікації: Чи вказано правильний технічний пакет або специфікацію?

Зразок: чи затверджений зразок чітко ідентифікований?

Ілюстрація: чи використовується правильна версія ілюстрації?

Оздоблення: чи підтверджено етикетки та інші спеціальні компоненти?

Упаковка: чи чіткі вимоги до упаковки?

Доставка: чи зрозуміло, чи стосується дата відправлення чи прибуття?

Оплата: чи відповідають умови оплати договору?

Якщо ці пункти зрозумілі, PO стає набагато кориснішим, ніж просто документ для кредиторської заборгованості.

Він стає спільною орієнтиром для покупця та постачальника.

Замовлення на купівлю не обов’язково міститиме всі технічні деталі одягу.

Насправді спроба помістити все в один документ може ускладнити його використання.

Важливо, щоб у ЗП було чітко вказано, що замовляється, що було погоджено та які підтверджуючі документи визначають продукт.

Для індивідуального одягу цей зв’язок важливий.

Котирування пояснює комерційну угоду.

Технічний пакет пояснює продукт.

Затверджений зразок дає кожному фізичну орієнтиру.

Замовлення на купівлю об’єднує комерційну сторону замовлення.

Коли ці частини збігаються, виробництво має набагато чіткішу відправну точку.

А для покупця, який керує декількома стилями, постачальниками та датами доставки одночасно, цю ясність варто мати ще до того, як замовлення надійде у виробництво.